Fjögur skref til að straumlínulaga ráðningarferil

Áður auglýstu vinnustaðir eftir starfsfólki með auglýsingum í verslunum og prentmiðlum. Með komu internetsins hefur normið breyst.

Áður auglýstu vinnustaðir eftir starfsfólki með auglýsingum í verslunum og prentmiðlum. Með komu internetsins hefur normið breyst.

Kristján Kristjánsson framkvæmdastjóri 50skills skrifar:

Á Vesturlöndum fara nú nær allar ráðningar fram á netinu og ráðningarkerfi eru notuð til að velja hæfasta starfsmanninn og að virkja hann á vinnustaðnum.

Þessar breytingar hafa valdið því að þeir sem stunda ráðningar þurfa nú að huga meira að því en áður hvar best sé að auglýsa störf. Þeir þurfa að huga að ímynd vinnustaðarins, ferlum við úrvinnslu umsókna og hvernig sé best að koma starfsmanninum af stað á nýjum vinnustað.

Tímafrek úrvinnsla umsókna
Í Bandaríkjunum er áætlað að á annað hundrað umsóknir berist vegna flestra starfa sem auglýst eru. Yfirleitt eru fimm umsækjendur boðaðir í viðtal og fæstir fá tilkynningu um hvort ráðið hafi verið í stöðuna. Talið er að það taki um 42 daga að meðaltali að ráða starfsmann. Þar af taki um 21 dag að vinna úr viðtölum eftir að þau hefjast. Ljóst er að úrvinnsla umsókna er orðið umsvifameira verk en áður og hefur aldrei tekið jafn langan tíma og nú.

Ráðningarkerfi spara tíma og peninga
Framsækin fyrirtæki hafa brugðist við þessum vanda með því að nýta sér ráðningarkerfi til að straumlínulaga sinn ráðningarferil. Slíkt getur sparað mikinn tíma í leit að starfsfólki og úrvinnslu gagna.

Gagnadrifin mannauðsmál eru sífellt að færast í aukana. Fylgst er náið með hve langan tíma tekur að ráða í ólíkar stöður, hver kostnaður við birtingar á auglýsingum sé og hvort ólíkar aðferðir við ráðningar skili sér í minni kulnun í starfi. Í auknum mæli er treyst á skýrslur úr ráðningarkerfum í bland við aðrar innri mælingar.

Virkjun starfsmanna aldrei mikilvægari
Áætlað er að þúsundaldarkynslóðin (millennials) verði yfir 50% af fólki á vinnumarkaði árið 2025. Spár gera ráð fyrir að sá hópur sé líklegri til að skipta oftar um störf. Samhliða þessari aukningu er talið að sífellt fleiri verji sínum tíma í hlutastörfum m.a. vegna vaxtar í deilihagkerfinu. Þessar breytingar munu auka álagið á þá sem annast ráðningar og virkjun nýs starfsfólks á vinnustöðum.

Stjórnendur straumlínulagi ráðningar
Aukinn tími og kostnaður mun fara í ráðningar á komandi árum. Stjórnendur geta brugðist við með því að safna gögnum um sinn innri ráðningarferil og ákveða að straumlínulaga sínar ráðningar.

Hér eru fjögur skref sem flestir vinnuveitendur fara í gegnum við nýráðningu. Í hverju skrefi er stutt lýsing á því hvernig ráðningarkerfi á borð við 50skills getur nýst á þeirri vegferð.

1) Búa til starfslýsingu
Þegar ákvörðun hefur verið tekin að auglýsa eftir starfskrafti er næsta skref að setja upp starfslýsingu. Flestir vinnuveitendur punkta niður hvaða kröfur þeir telja að starfsfólk verði að uppfylla og hvaða upplýsingar eigi að koma fram í atvinnuauglýsingum.

Önnur nálgun verður sífellt algengari; að skilgreina frekar til hvers sé ætlast að nýr starfsmaður áorki á skilgreindum tímabili á fyrsta ári í starfi. Stjórnendur telja þá upp 3-4 atriði sem þeir sjá fyrir sér að nýr starfsmaður geti áorkað eftir t.d. 1, 3, 9 og 12 mánuði í starfi. Slíkt nálgun virðist laða að fleiri umsækjendur en að stjórnandi skilgreini fyrirfram hvaða hæfniskröfur séu gerðar. Umsækjendur geta þá komið með nýstárlegar hugmyndir um hvernig best sé að ná markmiðunum.

Í 50skills fylgir sérhönnuð ráðningarsíða fyrir vef, farsíma og sértstakt útlit fyrir deilingar á samfélagsmiðlum. Einfalt er að útbúa starfsauglýsingar og stilla hvaða spurningar birtast umsækjendum. Þá er einfalt að afrita gömul störf og spurningar og halda þannig samræmi í starfslýsingum.

2) Finna starfsfólk
Þegar starfslýsing liggur fyrir er næsta skref að birta hana á ráðningarvef vinnuveitanda. Æskilegt er að útbúa ráðningarsíðu sem hægt er að nálgast á heimasíðu fyrirtækisins. Algengt er að fólk í starfsleit skoði vandlega vefsíður vinnuveitenda sem þeir hafa áhuga á. Jafnvel þó að ekki sé verið að ráða í tilteknar stöður, er gott fyrir fyrirtæki að hafa leið fyrir áhugasama til að senda almenna umsókn eða kynningarbréf, þar sem þeir geta látið vita af sér.

Næst er ákveða hvernig huga eigi að kynningu a) gagnvart umsækjendum og b) gagnvart starfsfólki.

a) Ytri kynning á auglýsingum
Vinnuveitendur eru jafn ólíkir og þeir eru margir og misjafnt hvaða birtingamiðlar eru heppilegastir fyrir starfsauglýsingar. Á Íslandi er t.d. vinsælt að birta auglýsingar fyrir hugbúnaðarfólk á Tvinna.is og Northstack og almennar auglýsingar á Alfreð og job.visir.is. Þá er algengt að auglýsingum sé deilt á samfélagsmiðlum þar sem keyptar eru birtingar gagnvart æskilegum markhópum.

Í 50skills er hægt að tengja auglýsingar við öll helstu starfatorg á Íslandi, erlendis og á samfélagsmiðlum. Kerfið sýnir hve margir umsækjendur koma frá hverju starfatorgi og samfélagsmiðli og hvaðan umsækjendur eru ráðnir.

B) Innri kynning á auglýsingum
Látið starfsfólk vita af auglýstu starfi. Sýnt hefur verið fram á að starfsfólk sem er látið vita af lausum störfum á vinnustað er ánægðara. Mikilvægt er að gera slíkt hluta af ráðningarferlinu. Í sumum tilfellum tíðkast einnig að umbuna starfsfólki fyrir að koma með ábendingar um umsækjendur sem leiðir til ráðningar. Í Bandaríkjunum er talið að í um helming allra ráðninga hafi umsækjendur einhverskonar meðmæli frá núverandi starfsfólki vinnustaðarins.

Í 50skills er hægt að senda tilkynningu á alla starfsmenn þegar nýtt starf er skilgreint. Allir starfsmenn fá tilkynningu með sérútbúinni slóð. Ef starfsmenn deila slóðinni á samfélagsmiðlum eða í skilaboðum til áhugasamra umsækjanda, sýnir kerfið í gegnum hvaða slóð umsækjendur sóttu um starf. Slíkt er sérstaklega hentugt fyrir vinnuveitendur sem nota Facebook Workplace eða Slack en þar er hægt að senda tilkynningar á alla starfsmenn, eða valda hópa með einum smelli.

3) Vinna úr umsóknum
Gott er að ákveða fyrirfram með hvaða hætti unnið verði úr starfsumsóknum. Í sumum tilfellum kann að vera rétt að vinna úr umsóknum um leið og þær berast, en í öðrum tilvikum eftir að umsóknarfrestur er liðinn.

Vinnuveitendur nota ólíkar aðferðir eftir eðli starfsins. Sumir kjósa að vinna hratt úr umsóknum og flokka umsækjendur í já, nei eða kannski dálka. Aðrir kjósa að biðja alla eða ákjósanlega umsækjendur að klára verkefni eða taka persónuleikapróf, og færa umsækjendur eingöngu áfram eftir gengi. Þá er algengt að setja fram ítarlegar breytur með ákveðnu vægi, og meta efstu umsækjendum eftir þeim.

Sama hvaða aðferðir eru notaðar, er gott að ákveða þær fyrirfram með ráðningarteymi til að spara tíma.

Í 50skills getur ráðningarteymi unnið saman úr umsóknum. Umsækjendur flokkast eftir stigum og einfalt er að gera ítarlega flokkun eftir svörun spurninga og útfrá einkunn ráðningarteymis. Hægt er að senda tilkynningarpósta á umsækjendur sem ekki fengu starf og einfalt er að skrá athugasemdir. Kerfið býður uppá fjölmargar samþættingar fyrir ráðningarferlið sem getur nýst sérstaklega vel fyrir fyrirtæki sem nota Slack eða Facebook Workplace.

4) Ráðning og virkjun starfsmanna
Þegar búið er að ákveða hvern á að ráða, tekur við ferli við að virkja starfsmanninn á vinnustaðnum. Þetta geta verið atriði á borð við texta um rökstuðning vegna ráðningar, undirritun ráðningarsamnings og fylgiskjala, skráning í innri kerfi, t.d. launakerfi og tímaskráningarkerfi og að tryggja þjálfun og tilkynningar til annara starfsmanna.

Gott er að vinna einhverskonar gátlista yfir öll helstu atriði sem þarf að klára þegar nýr starfsmaður er ráðinn. Ef um stóran vinnustað er að ræða, geta gátlistar verið marbreytilegir, til dæmis eftir sviðum og deildum. Í gátlista er æskilegt að merkja við hver er ábyrgur fyrir hverjum verkþætti í virkjunarferlinu og sömuleiðis hver sé ábyrgur að fylgja þeim verkþætti eftir.

50skills lausnin aðstoðar vinnuveitendur við virkjun starfsmanna. Þegar ákvörðun liggur fyrir um ráðningu sendist virkjunarpóstur á nýjan starfsmann. Þar er hægt að óska eftir viðbótarupplýsingum hjá nýjum starfsmanni sem barst ekki í ráðningarferlinu. Þetta geta verið upplýsingar á borð við í hvaða lífeyrissjóð og stéttarfélag viðkomandi greiðir, eða beiðni um afrit af réttindum sem tengjast nýja starfinu.

50skills býður einnig uppá samþættingar við önnur kerfi. Með þeim er hægt er að senda út rafræna ráðningarsamninga tilbúna til undirritunar og stofna nýjan starfsmann sem notanda í öllum helstu innri kerfum með einum smelli. Þetta geta verið launakerfi á borð við H3 og SAP og tímaskráningarkerfi á borð við Bakvörð, Tímon og MyTimePlan. Þá geta opinberir aðilar sent inn rökstuðning með ráðningu og tryggt að öll aðgerðarsaga ráðningar vistist í innri gagnagrunnum. Einnig er hægt að senda út aðgerðarlista á alla þá sem tilheyra virkjunarteymi fyrirtækisins til að straumlínulaga allar aðgerðir í ferlinu frá ráðningu til virkjunar starfsmanns.


Þarfir vinnuveitenda þegar kemur að ráðningum og virkjun starfsmanna eru ólíkar eftir stærð og eðli. Allir eiga það þó sameiginlegt að vilja laða til sín öflugt starfsfólk. Vinnuveitendur eru hættir að prenta út ferilskrár og gera samantektir í excel, enda er slíkt afar tímafrekt og gerir samantektir á gögnum vandasamar.

50skills er hannað til að vera sveigjanlegt fyrir vinnuveitendur að öllum stærðum og gerðum og þjónustar þegar viðskiptavini sem hafa nokkra starfsmenn upp í nokkur þúsund starfsmenn í vinnu. Hundruðir ráðninga fara fram í gegnum lausnina í hverjum mánuði, og allar uppfærslur birtast sjálfkrafa hjá viðskiptavinum með reglulegu millibili.

Hér er stutt vídjó þar sem notendur lýsa  upplifun sinni af 50skills.