Orri mannauðskerfi

Landspítali hefur frá því að kerfið var innleitt nýtt sér Launa-, starfsmanna- og ráðningarkerfi ríkisins til að halda utan um mannauðsmál með skilvirkum hætti.  Oft hefur verið vitnað í hvernig spítalinn er til fyrirmyndar í að nýta sér þessa kerfishluta, bæði til að skrá og vinna upplýsingar inn í kerfið og einnig að taka upplýsingar út úr kerfinu, vinna með þær og birta tölfræði byggða á þeim gögnum. Spítalinn hefur verið í fararbroddi og dregið vagninn hvað varðar þróun á kerfinu og má þar nefna þátttöku þeirra við þróun á ráðningarkerfinu frá upphafi og síðar hönnun og innleiðingu rafrænna ráðningarsamninga og rafrænna breytingabeiðna (breytingar á ráðningarsamningi), skráningu á forsendum launaröðunar ofl. Spítalinn gefur mánaðarlega út og birtir á heimsíðu sinni, starfsemisupplýsingar sem m.a. eru byggðar á gögnum úr mannauðskerfi ríkisins.

Háskóli Íslands hefur notað launakerfið í Orra frá árinu 2003. Áhugi var fyrir því innan stofnunar að halda utan um fleiri þætti í tengslum við mannauðsmálin og ferlana í kringum þau. Í Orra eru nokkrir kerfishlutar sem gera stofnun kleift að halda utan um margt sem snýr að mannauðsmálum.
Árið 2018 fór stofnunin að kynna sér ráðningar- og starfsmannahluta Orra. Farið var að nota ráðningarkerfið og tengja auglýsingar þaðan við heimasíðu hi.is og að auki fara allar auglýsingar sjálfkrafa inn á starfatorg.is. Mikill ávinningur hlaust af þessu, þar sem áður hafði verið tekið á móti umsóknum um laus störf í gegnum tölvupóst. Ráðningarkerfið heldur utan um allar auglýsingar lausra starfa, umsækjendur,  úrvinnslu og stöðu umsókna. Ráðningarsamningur er síðan afurð úr kerfinu og hægt er að senda þaðan stöðluð bréf á þau sem ekki voru ráðin. Fljótlega var farið í að undirrita ráðningarsamninga Háskólans rafrænt og flytja þá síðan beint yfir í starfsmanna-/ launakerfið og nýta þannig þær upplýsingar sem komnar voru inn í kerfið og skráðar höfðu verið bæði af starfsmanninum sjálfum og þeim sem settu inn auglýsinguna, að viðbættum upplýsingum um launasetningu og annað, sem gert var af ráðningaraðila. Margskráningum í tengslum við ráðningarferlið var hætt. Upplýsingarnar eru skráðar inn einu sinni og ávallt af þeim aðila sem best þekkir uppruna þeirra og því hefur skráning í mannauðskerfið batnað til muna, villum fækkað og ferlar orðnir skilvirkir. Áður var verið að handtelja alls konar upplýsingar, t.a.m. um fjölda auglýsinga, fjölda umsækjenda og fjölda ráðninga.

Ekki var auðvelt að nálgast upplýsingar um hvernig starfssambandi var háttað, menntunarstig o.fl. Eftir að ráðningarkerfið var tekið í notkun er séð til þess að öll gögn sem veita áður taldar upplýsingar séu skráðar. Með tilkomu laga um jafna stöðu og jafnan rétt kynjanna og vinnslu upplýsinga fyrir jafnlaunavottun fóru stofnanir að nýta sér þann möguleika í starfsmannakerfinu að skrá markvisst inn menntun alls starfsfólks, HÍ þar á meðal. Háskólinn nýtir sér vefþjónustu ofan á Orra til að birta upplýsingar um starfsfólk á vef og til notkunar í öðrum kerfum. Mikill tímasparnaður, skilvirkir verkferlar og aukið upplýsingastreymi fylgir því að nýta sér kerfið og upplýsingar úr því á þennan hátt.

Fjársýsla ríkisins hefur notað fræðslukerfið í Orra til að halda utan um fræðslu fyrir starfsfólk ríkisstofnana. Landspítali og Mennta- og starfsþróunarsetur lögreglunnar hafa einnig notað kerfið til að halda utan um innanhússfræðslu fyrir starfsfólk hjá sér. Smíðaður var nýr framendi ofan á staðlaða lausn Oracle, út frá þörfum stofnana, þannig að verklagið inni í kerfinu er nú orðið notendavænna.

Landspítali hefur notað fræðslukerfið frá árinu 2012 með þeim hætti að fræðslan er auglýst á innri vef og starfsfólk smellir þar á til að fá nánari upplýsingar og skrá sig. Kerfið heldur síðan utan um fræðslusöguna. Ferlið er þannig að stofnanirnar setja upp kennsluáætlun og stilla fræðslunni upp í kerfinu, auglýsa innanhúss og starfsfólk fer inn í sjálfsafgreiðsluna í Orra og skráir sig á fræðsluna og getur þá valið að setja hana í dagbókina sína í Outlook í leiðinni.

Kerfið heldur utan um skráningar og fólk hefur möguleika á að afskrá sig ef það getur ekki mætt, allt er þetta sýnilegt í kerfinu. Hægt er að sækja þátttökulista, senda þátttakendum tölvupóst í gegnum kerfið o.fl. Þetta á við um fræðslu sem haldin er í sal, í gegnum Teams eða vefnámskeið. Þetta sparar fræðsluaðilum heilmikinn tíma og nauðsynlegt fyrir þá að hafa alltaf aðgang að réttum upplýsingum og geta upplýst og átt í samskiptum við þátttakendur hverju sinni. Að námskeiði loknu merkir umsjónaraðili fræðslunnar við þá sem mættu og setur stöðuna “Mætti ekki” á þá sem ekki mættu, þetta sést inni í kerfinu og einnig er hægt að taka þessar upplýsingar út í Excel. Þegar merkt er við að fólk hafi mætt, færast upplýsingar um tiltekið námskeið inn í sjálfsafgreiðslu starfsmanna og hefur starfsfólk því alltaf aðgengi að sögunni um þá fræðslu sem það hefur lokið.

Fræðsluaðilar geta séð tölfræði og tekið út upplýsingar um stöðu fræðslumála hjá sér t.d. hversu mörg námskeið hafa verið haldin, hversu margir mættu, hvaða hópar eru að mæta, skoðað eftir starfsheitum og deildum, borið saman þátttöku milli ára o.fl.  Stjórnendur hafa líka aðgang að hvert af þeirra starfsfólki fer á hvaða fræðslu, bæði í gegnum sjálfsafgreiðslu og fyrir hópinn í gegnum skýrslu. Það eru mikil verðmæti fólgin í því að kerfið haldi utan um fræðslusöguna, til upplýsinga fyrir námsstjóra, stjórnendur og starfsfólkið sjálft. Mennta- og starfsþróunarsetrið hefur nefnt það, að nota kerfið einfaldi lífið fyrir námsstjóra og gerir það þægilegra fyrir starfsfólkið líka, bara “smella og gera”. Þau benda einnig á að góð þjónusta við notendur í upphafi til að koma öllum inn í notkunina sé lykilatriði. Einnig er hægt að setja leiðbeiningar inn í kerfið og vísa fólki þangað til að lesa skjöl eða spila myndbönd. Kerfið sparar því heilmikinn tíma, eykur skilvirkni og einfaldar utanumhald bæði starfsfólks og fræðsluaðila.

Árið 2019 fékk Landspítali Advania til að þróa með sér nýliðun inni í Aski sem tengist ráðningarkerfi ríkisins, síðan þá hafa nokkrar stofnanir sýnt því áhuga að nýta sér nýliðunarferlið og aðlaga það að sínum þörfum. Það er um að gera fyrir stofnanir að nýta sér þennan möguleika. Nýliðamóttaka á LSH inniheldur fræðslu og upplýsingmiðlun til starfsfólks, kennslu á leynihólf notanda, aðstoð við fyrstu innskráningu í kerfin, myndataka fyrir vef og auðkenniskort, viðtal við starfsmannahjúkrunarfræðing o.fl. Nýliðun leitar upplýsinga og birtir lista um nýtt starfsfólk sem hefur störf í framtíðinni. Þannig er hægt að eiga samskipti í gegnum tölvupóst eða SMS við þau sem búið er að ráða eða ákveða að ráða, áður en þau hefja störf.

Stofnanirnar stilla kerfið þannig að það sendist tölvupóstur, sem boðar starfsfólk á vinnustaðinn við upphaf starfs. Pósturinn sendist x mörgum dögum áður en starf hefst, þá er búið að stilla upp í kerfinu hvert og klukkan hvað starfsfólk á að mæta. Staðlaður texti er settur upp fyrir tölvupóstsendingar og skilaboð eða áminningu, sem fer út daginn fyrir móttöku nýliða í gegnum SMS. Stofnanirnar setja upp verkefnalista sem nýliðar fá til að fullgera áður en starf hefst. Viðkomandi skráir sig í ráðningarkerfi ríkisins (umsóknarhluta) til að vinna í verkefnalistum. Þaðan fá ráðningaraðilar stofnana upplýsingar um bankareikning, persónuafslátt, séreignasjóð o.fl. einnig er hægt að setja inn í samskiptin spurningar sem þarf að svara og/ eða skjöl til yfirlestrar áður en mætt er til vinnu.

Kerfið sparar bæði umsækjendum og ráðningaraðilum heilmikinn tíma og bætir verkferla til muna. Rannsóknir sýna að það skilar sér í meiri ánægju nýráðinna að vera með skilvirkt nýliðunarferli.

Árið 2019 var Embla, sem er launagreiningartól með beintengingu við Orra, sett í loftið í tengslum við innleiðingu á jafnlaunastaðli, hún heldur utan um flokkun starfa og launagreiningu. Embla hefur notið mikilla vinsælda hjá litlum og meðalstórum stofnunum, sem hafa notað hana sem grunn fyrir jafnlaunavottun. Að öðrum kosti hefði farið mikil handavinna og/ eða mikill kostnaður ef kaupa hefði þurft ráðgjöf eða aðgang að öðrum greiningartólum, til að nálgast þessar upplýsingar á þann hátt sem staðallinn gerir ráð fyrir. Nokkrar stofnanir, þ.á.m. Tryggingastofnun, nota Emblu mánaðarlega til að greina launagögnin sín og fylgjast með þróun launamála. Hægt er að gera launagreiningu fyrir heilt ár eða niður á hvern mánuð fyrir sig.

Mannauðsstjórar og þau sem vinna í mannauðsmálum stofnana þurfa á upplýsingum um mannauðinn að halda og skilvirkar leiðir til að vinna með og halda utan um mannauðinn. Til að auðvelda þeim lífið var farið í að útbúa rafræna ferla og safna upplýsingum inni í Aski. Í Aski má finna upplýsingar um mannauðinn í gegnum skýrslur og tölfræði. Þar er líka hægt að framkvæma ýmsar aðgerðir, auglýsa störf, vinna með umsóknir, móttökuferli nýliða, útbúa rafræna ráðningarsamninga og breytingar á þeim, ýmis eyðublöð, stýra virkni skjámynda o.fl. Askur skiptist í þrjá heima: Askur HR mannaður, Askur HR laun og Askur HR ráðningar.

Á Landspítala eru gerðar rúmlega 8 þúsund breytingar á ráðningum árlega og nýtir stofnunin sér rafræna breytingabeiðni í Aski. Áður gat ferlið við að fylla út, prenta út og senda pappíra á milli, skrá og skjala tekið frá 1 degi og upp í 1-2 vikur. Ferlið núna getur tekið inna við 30 mínútur frá upphafi til enda þegar best gengur. Fólk fær áminningar ef það á eftir að skrifa undir og launafólk fær meldingu um að skjal sé tilbúið til launavinnslu, ef viðkomandi er skráður sem slíkur á skipulagseiningar stofnunar. Stofnun getur án fyrirhafnar sótt tölfræðiupplýsingar um mannauðinn eins og fjölda starfsmanna og stöðugilda, fjölda eftir kyni og aldurshópum, fjölda auglýstra starfa, fjölda umsækjenda, fjölda ráðninga o.fl.

Í gegnum skýrslur er hægt að sækja sömu upplýsingar og taldar eru upp hér að ofan og að auki, m.a. upplýsingar um starfsmannaveltu, menntun og fræðslu, sem og margskonar launaupplýsingar. Þessar upplýsingar er hægt að flytja yfir í Excel og vinna nánar með, gera greiningar, fara í tiltektir og varpa yfir í PowerBI eða önnur greiningartól. Í dag er því hægt að nálgast helstu upplýsingar um starfsfólk hjá ríkisstofnunum í gegnum tölfræði og skýrslur í Aski. Landspítali hefur þar verið í fararbroddi og nýtir tölfræði varðandi ákvarðanatökur í rekstri og til birtingar á heimasíðu sinni. Markmiðið hjá þeim er að minnka handavinnu og pappír og taka upp rafræna ferla.