Er menningin að éta breytingarnar?

Ein af vinsælustu tilvitnunum stjórnunarfræðanna er höfð eftir Peter Drucker: Culture eats strategy for breakfast.

Ein af vinsælustu tilvitnunum stjórnunarfræðanna er höfð eftir Peter Drucker:

Culture eats strategy for breakfast.

Brynjólfur Ægir Sævarsson forstöðumaður stjórnendaráðgjafar Advania skrifar: 

Þeir sem hafa reynslu af innleiðingu breytinga vita hvers vegna þessi tilvitnun hefur náð svo miklu flugi. Það er einmitt í menningu og viðtökum starfsfólks sem breytingaverkefni stranda langoftast. Þetta eru engar nýjar fréttir en áherslurnar á menningu og mannlega þáttinn í breytingum er sífellt að aukast. En hverjar eru áskoranirnar og hvernig er best að mæta þeim?

Í könnun sem greiningarfyrirtækið Gartner gerði á þessu sviði kom í ljós að aðeins 31% mannauðsstjóra segja að núverandi menning styðji við framtíðarrekstur fyrirtækisins. Þetta virðast kannski sláandi niðurstöður en þær þýða að í raun eru flestir stjórnendur að glíma við sama vandamálið. Þegar kemur að breytingum á menningu trúir 69% starfsfólks ekki á nýjar áherslur, 87% skilja þær ekki og 90% hegða sér ekki í samræmi við þær.

Samkvæmt rannsóknum Gartner eru það þrír þættir sem eru einkum vandamál við breytingar á menningu: Að starfsfólk þekki ekki hvernig hin æskilega menning á að vera; að það trúi ekki á hana eða starfsfólk hegði sér ekki í samræmi við hana. Galdurinn er því fólginn í því að brúa þessar þrjár gjár: Þekkingu, hugarfar og hegðun.

Hvað er til ráða?

• Forsendan er að sjálfsögðu að stjórnendur hafi sýn á hvernig menning hentar fyrirtækinu best og komi henni á framfæri með réttum hætti. Stjórnendur geta sett áherslur sínar um menningu fram með ýmsum hætti. Gildi, framtíðarsýn og stefnustef eru algengar leiðir. En oft er orðalagið þannig að áherslan er á það sem stjórnendum þykir vanta. Forstjóri sem vill leggja áherslu á nýsköpun gæti því sagt eitthvað á þessa leið: "Við ætlum að leiða nýsköpun í okkar grein og hafa hana að leiðarljósi í öllu sem við gerum." Það er vissulega gott markmið, en hlutirnir eru yfirleitt ekki svo einfaldir. Fyrirtækið er nú þegar að gera eitthvað vel og starfsfólk getur upplifað að lítið sé gert úr því sem vel er gert. Þungt regluverk eða sterkar vörur sem hafa gengið vel, geta líka leitt til viðspyrnu gegn nýsköpun í hugum starfsfólks. Það er því líklegra til árangurs að ávarpa togstreituna milli núverandi ástands og vænts ástands. Með þeim hætti er öllum gert ljóst að breyttri menningu fylgja áskoranir og hvernig þeir eiga að takast á við þær í daglegum störfum sínum.

• Vinnustaðagreiningar eru hin hefðbundna leið til að mæla ánægju starfsfólks og bera kennsl á styrkleika og vandamál í tengslum við menningu. Þær einar og sér eru þó takmarkað tól. Þær kafa ekki mjög djúpt og eru yfirleitt aðeins framkvæmdar einu sinni eða tvisvar á ári. Undanfarið hafa því áherslur úr hönnunarhugsun (design thinking) rutt sér til til rúms í þessum málum. Með viðtölum um upplifun starfsfólks er hægt að greina vandann og bregðast hratt við. Slík viðtöl er mun ódýrara að framkvæma reglulega á milli þess sem vinnustaðagreiningar eru gerðar. Viðtölin skila upplýsingum um nákvæmlega hvar vandamálin liggja.

• Sumt starfsfólk upplifir yfirlýsingar stjórnenda um breytta menningu sem hræsni. Sérstaklega þegar þeim fylgir ekki stuðningur við starfsfólkið. Einna algengast er að stjórnendum láist að breyta ferlum og reglum þannig að þær styðji við breytingarnar. Starfsfólk missir fljótt trúna á að áðurnefndur forstjóri vilji í raun leggja áherslu á nýsköpun ef ekki fylgja leiðir fyrir starfsfólk til að koma hugmyndum sínum á framfæri eða ef ferlinu við vöruþróun fylgir jafnmikil skriffinska og síðustu tíu ár.

Ekkert af ofangreindum atriðum virkar þó eitt og sér. Þau spila öll saman og byggja á virku samtali innan fyrirtækja. Það skiptir heldur ekki máli hvaða áherslur fyrirtæki setja. Nýsköpun, hagræðing eða nánd við viðskiptavini eru allt saman góðar áherslur, en skapa allar spennu á einhverjum sviðum, sem auka líkur á að menningin gæði sér á breytingunum þínum ef ekkert er að gert.

Höfundur er forstöðumaður Advice, stjórnendaráðgjafar Advania. Advice er þverfaglegt teymi sem hjálpar stjórnendum fyrirtækja að nýta tækifæri í tækniþróun. Advice nýtir rannsóknir og aðferðir Gartner sem er leiðandi á sviði stjórnunar í upplýsingatækni ásamt hönnunarhugsun og öðrum reyndum aðferðum til að ná framúrskarandi árangri.