Blogg - 25.11.2014
Veikindadögum hjá Garðabæ fækkar mikið
Stjórnendum fannst oft erfitt að hafa skýra yfirsýn yfir viðveru starfsmanna en með tilkomu Vinnustundar er einfalt að kalla fram lykilupplýsingar.
Garðabær hefur á undanförnum árum innleitt viðverukerfið Vinnustund fyrir stofnanir bæjarins. Markmiðið er að færa upplýsingar um viðveru til launakerfis á sem einfaldastan hátt og takmarka villur en áður voru upplýsingar um viðveru færðar til launakerfis á marga mismunandi vegu. Fjótt kom í ljós að Vinnustund hafði fleiri áhugaverða eiginleika sem auðveldaði stjórnendum yfirsýn. Nú nota um 30 stjórnendur hjá Garðabæ kerfið en um eitt þúsund starfsmenn eru skráðir í kerfið.
Ég vísa til þess að einn stjórnandi hjá bænum segir um árangur af virkri viðverustjórnun: „Það er minna umtal um veikindi á vinnustaðnum og ég hef betri heildarsýn á viðfangsefnið þar sem ég geri greinarmun á skammtímaveikindum og langatímaveikindum. Ég fylgist betur með þegar veikindadögum fjölgar hjá starfsmanni sem hefur sögu um að vera hraustur og það er fyrr farið að skoða hvað sé í gangi og bregðast við.“
Markviss viðverustjórnun
Samhliða innleiðingu Vinnustundar var lögð áhersla á markvissa viðverustjórnun hjá Garðabæ en viðverustjórnun byggir á viðverustefnu Garðabæjar. Helstu áherslur viðverustefnu Garðabæjar eru hvernig tilkynna beri fjarvistir, mikilvægi þessa að sýna starfsmönnum umhyggju, viðmið vegna fjarvista, hvernig bregðast eigi við langvarandi veikindum og hvernig nota beri svokallað viðverusamtal.Skýrslur notaðar til að ná yfirsýn
Í stofnunum Garðabæjar þar sem markvissri viðverustjórnun er beitt nota forstöðumenn skýrslugerðartólið í Vinnustund til að hafa yfirsýn yfir fjarvistir starfsmanna. Ef fjöldi fjarvista fer yfir fyrirfram skilgreind viðmið eru viðkomandi starfsmenn boðaðir í svokallað viðverusamtal þar sem starfsmaður og stjórnandi skoða hvort eitthvað tengt vinnustaðnum geti orsakað fjarvistir starfsmannsins. Dæmi um árangur af þessu starfi er fækkun veikindadaga á leikskólanum Holtakoti en þar fækkaði veikindadögum 35% á milli áranna 2012 – 2013. Lykill að þessum árangri er að virkja þátttöku starfsmanna, fylgja stefnunni eftir og stjórnendur þurfa að sýna starfsmönnum auðmýkt og áhuga.Vinnustund styrkir stjórnendur
Stjórnendum fannst oft erfitt að hafa skýra yfirsýn yfir viðveru starfsmanna en með tilkomu Vinnustundar er einfalt að kalla fram lykilupplýsingar á fljótlegan hátt. Vinnustund er því öflugt verkfæri sem styrkir stjórnendur í viðverustjórnun.Ég vísa til þess að einn stjórnandi hjá bænum segir um árangur af virkri viðverustjórnun: „Það er minna umtal um veikindi á vinnustaðnum og ég hef betri heildarsýn á viðfangsefnið þar sem ég geri greinarmun á skammtímaveikindum og langatímaveikindum. Ég fylgist betur með þegar veikindadögum fjölgar hjá starfsmanni sem hefur sögu um að vera hraustur og það er fyrr farið að skoða hvað sé í gangi og bregðast við.“