Haustið 2013 var ákveðið að SAk skyldi sækja um alþjóðlega vottun.

Upphaf núverandi gæðahandbókar Sjúkrahússins á Akureyri (SAK) í SharePoint má rekja til þess að haustið 2013 var tekin sú ákvörðun að SAk skyldi sækja um alþjóðlega vottun og vottun samkvæmt ISO 9001. Vottunaraðili er alþjóðlega fyrirtækið DNV (Det Norske Veritas) sem heldur úti starfsemi í mörgum löndum og er leiðandi á sínu sviði. Fyrirtækið vottar margs konar starfsemi, s.s. í sjávarútvegi, upplýsingatækni, orkugeiranum og svo heilbrigðisstofnanir á borð við sjúkrahús af öllum stærðum og gerðum.

Kerfi innleitt til að standast gæðakröfur

Til þess að standast kröfur gæðastaðlanna og í viðleitni til þess að ná að halda almennilega utan um gæðahandbók og fleira þurfti að endurskoða og taka ákvörðun um hvaða kerfi eða hugbúnað ætti að að nota.

Margþætt og flókin starfsemi

Starfsemi sjúkrahúss er í eðli sínu margþætt og flækjustigið töluvert. Á SAk eru 38 mismunandi starfseiningar; klínískar dag- og legudeildir, stoðdeildir og þjónustudeildir. Gæðastarfið er þannig uppbyggt að á einingunum starfa í kringum 50 gæðaverðir sem hafa það hlutverk að vera leiðandi í gæðastarfi á sinni deild, skrifa gæðaskjöl og innleiða verkferla. Þar fyrir utan þurfa stjórnendur á öllum stigum að koma að gæðahandbókinni og svo rýnendur, þ.e. aðrir starfsmenn sem taka þátt í að lesa yfir gæðaskjöl og móta verklag. Það varð því að vera auðvelt að kenna og læra á nýtt kerfi.

Ný lausn var einnig skoðuð með fleiri þætti í huga, s.s. uppbyggingu á innri vef SAk og skjalavistun. 

SharePoint valið

Það er skemmst frá því að segja að SharePoint varð fyrir valinu. Innleiðing SharePoint hófst í byrjun árs 2014 með því að skjalalykill, sniðmát, notendur, gæðaverðir o.fl. var skilgreint og sett upp. Í maí var fyrsta vinnuskjalið stofnað. Í ágúst hófst kennsla fyrir gæðaverði, forstöðumenn og fleiri. Gamla gæðahandbókin var í Lotus Notes og innihélt um 1.000 útgefin skjöl og 2000 óútgefin vinnuskjöl sem voru endurskoðuð og flutt yfir í nýtt kerfi. Ný skjöl voru einnig skrifuð. Í október fór svo gæðahandbókin formlega í loftið í SharePoint.
Í janúar 2015 var gæðasíðum starfseininga bætt við þar sem starfsmenn á ákveðinni deild/einingu geta fundið og haft yfirsýn yfir öll þau gæðaskjöl sem eiga við um ákveðna starfsstöð.

Í september 2015 varð gæðahandbók SAk aðgengileg öðrum heilbrigðisstofnunum á læstum ytri vef.

Auðveld og góð leit

Helstu kostir gæðahandbókar í SharePoint er að auðvelt er að leita að gæðaskjölum, allt er unnið í MS Office, þ.e. í umhverfi sem notendur þekkja almennt vel og auðvelt reyndist að kenna fólki á nýjan hugbúnað. Notkun staðlatilvísana er skilvirk. Þar fyrir utan hafa gæðaverðir gott aðgengi að sínum skjölum og bæði yfirlit og skipulag er gott.

Reynslan af innleiðingunni og verkefnin framundan

Það er reynsla SAk að nauðsynlegt sé að fá alla í lið með sér í upphafi, að allir skilji tilgang og markmið með góðu gæðakerfi og gæðahandbók og að allir vinni saman að því að byggja það upp frá upphafi.

Sá þekkingargrunnur sem er nú uppbyggður í kringum gæðahandbók og skjalalykil verður nýttur í næstu skref innan sjúkrahússins.  Fyrirhuguð er innleiðing á deildarsíðum í Sharepoint til útvíkkunar á innri vef.  Þar myndast farvegur til samræmdra skráninga á tölulegum upplýsingum sem bæði tengjast gæðavottun og öðrum upplýsingum um starfsemina.  Einnig verður horft til framtíðar með einföldun á skjalavistun og gagnaskilum til Þjóðskjalasafns Íslands.