Blogg - 17.04.2012
Gott skjalastjórnunarkerfi sparar tíma og varðveitir verðmæti
Tíminn er dýrmæt auðlind sem vert er að fara vel með. Margir kannast hins vegar við að eyða miklum tíma í að leita að skjölum.
Tíminn er dýrmæt auðlind sem vert er að fara vel með. Margir kannast hins vegar við að eyða miklum tíma í að leita að skjölum í möppum á sameiginlegu tölvudrifi fyrirtækja. Oftar en ekki er óljóst í hvaða möppum skjöl hafa verið vistuð og um það gilda gjarnan engar reglur. Slíkan rugling og tímasóun upplifa notendur skjalastjórnunarkerfisins Skjalavarðar ekki.
Breytt og bætt vinnulag
Með notkun Skjalavarðar eru gögn vistuð miðlægt en slíkt vinnulag minnkar líkur á tvíverknaði og að gögn týnist. Skjalavörður hentar fyrirtækjum og stofnunum sem vilja koma skipulagi á gögnin sín og tryggja aðgengi starfsmanna að upplýsingum á skjótan og öruggan hátt. Skjalavörður var tekinn í gagnið árið 1995 og hefur verið í stöðugri þróun síðan. Einkunnarorð okkar sem þróa Skjalavörð eru „geymt en ekki gleymt“.
Einfalt og notendavænt skjalakerfi
Skjalavörður er mjög einföld og notendavæn lausn. Fljótlegt er að vista og finna skjöl. Leitarorð (eitt eða fleiri) er slegið inn og Skjalavörður leitar í öllum eigindum skjala sem vistuð eru í kerfinu.
Tíu sekúndur að vista skjöl
Hægt er að skilgreina reglur sem flýta fyrir flokkun á skjölum. Einnig er hægt er að draga skjöl yfir í Skjalavörð með einföldum hætti. Auk hefðbundinna skjala úr Microsoft Office má til dæmis vista tölvupósta og viðhengi í Skjalaverði. Það tekur örskotsstund, eða allt niður í 10 sekúndur að vista skjöl inn í kerfið.
Helstu kostir Skjalavarðar eru:
Um höfundinn
Katrín Rögn er gæðastjóri hjá Advania. Hún útskrifaðist sem Iðnaðartæknifræðingur árið 1994 og hefur starfað í gæðamálum frá árinu 1998. Umbætur eru ástríða Katrínar það er að gera betur í dag en í gær.
Breytt og bætt vinnulag
Með notkun Skjalavarðar eru gögn vistuð miðlægt en slíkt vinnulag minnkar líkur á tvíverknaði og að gögn týnist. Skjalavörður hentar fyrirtækjum og stofnunum sem vilja koma skipulagi á gögnin sín og tryggja aðgengi starfsmanna að upplýsingum á skjótan og öruggan hátt. Skjalavörður var tekinn í gagnið árið 1995 og hefur verið í stöðugri þróun síðan. Einkunnarorð okkar sem þróa Skjalavörð eru „geymt en ekki gleymt“.
Einfalt og notendavænt skjalakerfi
Skjalavörður er mjög einföld og notendavæn lausn. Fljótlegt er að vista og finna skjöl. Leitarorð (eitt eða fleiri) er slegið inn og Skjalavörður leitar í öllum eigindum skjala sem vistuð eru í kerfinu.
Tíu sekúndur að vista skjöl
Hægt er að skilgreina reglur sem flýta fyrir flokkun á skjölum. Einnig er hægt er að draga skjöl yfir í Skjalavörð með einföldum hætti. Auk hefðbundinna skjala úr Microsoft Office má til dæmis vista tölvupósta og viðhengi í Skjalaverði. Það tekur örskotsstund, eða allt niður í 10 sekúndur að vista skjöl inn í kerfið.
Helstu kostir Skjalavarðar eru:
- Tímasparnaður
- Tekur innan við 15 mínútur að læra það helsta
- Upplýsingamiðlun auðveldari
- Kemur í veg fyrir tvíverknað
- Vistun skjala auðveld og fljótleg
- Sniðmát tiltæk þegar búa á til ný skjöl
- Hægt að búa til nýjar útgáfur af skjölum
- Skjalfesting á rýni möguleg
- Hægt að senda skjöl á pdf sniði í tölvupósti
- Útgáfustýring gæðahandbókarskjala er leikur einn
"Eftir nokkra mánuði, er ekki hægt að hugsa sér lífið án svona hjálpartóls"
"Einfaldur og með mjög öfluga leit"
"Lipur og tímasparandi"
"Nú þarf ekki lengur að muna hvar maður vistaði skjalið. Leitin er frábær í kerfinu"
Um höfundinn
Katrín Rögn er gæðastjóri hjá Advania. Hún útskrifaðist sem Iðnaðartæknifræðingur árið 1994 og hefur starfað í gæðamálum frá árinu 1998. Umbætur eru ástríða Katrínar það er að gera betur í dag en í gær.
Hafa samband
Viltu vita meira um Skjalavörð? Hafðu samband við Katrínu með því að senda henni tölvupóst.