Með því að hafa þessa punkta að leiðarljósi getur hver sem er haldið glæsilegan viðburð sem lifir áfram í stafrænum heimi um óákveðinn tíma, náð til fleiri þátttakenda, lækkað kostnað, minnkað kolefnissporið og aukið virði viðburðarins fyrir gesti.

Með því að hafa þessa punkta að leiðarljósi getur hver sem er haldið glæsilegan viðburð sem lifir áfram í stafrænum heimi um óákveðinn tíma, náð til fleiri þátttakenda, lækkað kostnað, minnkað kolefnissporið og aukið virði viðburðarins fyrir gesti.

Erla Harðardóttir, vörustjóri hjá sérlausnum Advania, skrifar: 

Viðburðahald hefur tekið miklum breytingum eftir að fjöldatakmarkanir og samkomubönn urðu hluti af daglegu lífi fólks. Þessi nýi veruleiki hefur fært okkur margar áskoranir og í senn spennandi tækifæri fyrir viðburðahaldara til þess að hugsa hlutina upp á nýtt. Undanfarið hafa viðburðir verið haldnir á stafrænu formi vegna nauðsynjar, en nú þegar samfélög eru að opnast á ný og fólk farið að hittast í raunheimum, er það ekki lengur gert af illri nauðsyn heldur til að mæta kröfum fólks. Stafræn miðlun á viðburðum er sjálfsögð viðbót sem eykur virði þeirra. 

Bandaríska viðburðafyrirtækið Impact tók nýlega saman áhugaverða tölfræði um viðburðahald, en þar kemur meðal annars fram að 50.7% svarenda telja að allir viðburðir sem haldnir verða í framtíðinni verði einnig á stafrænu formi. Auk þess stefna 34% skipuleggjenda viðburða á að fjárfesta í auknum mæli í blönduðum viðburðum í nánustu framtíð.

Af hverju blandaður viðburður? 

Eftirspurn eftir blönduðum viðburðum (e. hybrid) hefur aukist mikið að undanförnu og reynslan hefur sýnt að þeir skilja meira eftir og bæta upplifun viðskiptavina. Neytendur gera sífellt auknar kröfur um sveigjanleika og hvernig þeir verja sínum tíma. 

Helstu kostir þess að veita gestum val um að mæta á staðinn eða fylgjast með á netinu: 

    - gestir hafa val um það hvernig þeir sækja viðburðinn
    - gestir hafa val um hvenær þeir horfa á erindin og hvaða erindi þeir horfa á
    - gestir geta brugðið sér frá eða svarað í símann, án þess að missa úr
    - margfalt stærri áhorfendahópur
    - viðburðurinn verður aðgengilegur fólki óháð staðsetningu þess
    - skilur eftir sig töluvert minna kolefnisspor
    - það er ótvíræður kostur að gestir geti horft á upptökur eftir að viðburði lýkur 

Hvernig má hámarka upplifun gesta sem fylgjast með á netinu þannig að hún sé ekki síðri en þeirra sem mæta á staðinn? 

Þegar Covid-19 skall á og ljóst varð að ekki yrði hægt að halda hina árlegu Haustráðstefnu Advania í þeirri mynd sem við þekktum, smíðaði ráðstefnuteymi Advania stafræna lausn, Velkomin, til þess að leysa áskorunina sem við okkur blasti. Síst af öllu vildum við þurfa að aflýsa henni. Haustráðstefnan var haldin í fyrsta sinn í stafrænum heimi í september 2020. Aðsókn á ráðstefnuna hefur aldrei verið meiri og gestafjöldinn fimmfaldaðist. Síðan hefur lausnin slegið í gegn verið notuð við fjölmarga viðburði undanfarið ár. Við höfum lært mikið á þeim tíma. Hér höfum við tekið saman það sem við teljum skipta sköpum þegar kemur að því að halda vel heppnaðan stafrænan eða blandaðan viðburð.

Sjónræn upplifun 

Mikill munur er á sjónrænni upplifun þeirra sem mæta á staðinn og þeirra sem fylgjast með á netinu. Það sem tekur á móti gestum skiptir öllu máli og mikilvægt er að fanga athyglina strax í upphafi. Til að upplifun gesta á netinu verði sem best er gott að ráðfæra sig við vefhönnuð. Það er sama hversu vel lausnin virkar, hversu notendavæn hún er eða hversu flottir fyrirlesararnir eru, við munum alltaf dæma viðburðinn að stórum hluta út frá því fyrsta sem tekur á móti okkur.

Einfaldleiki 

Rannsóknir hafa sýnt að ef fólk þarf að eyða meira en örfáum sekúndum í að finna það sem það leitar að á netinu, missir það þolinmæðina og setur sig hið snarasta í dómarastellingar. Finna þarf jafnvægi á milli þess að sjónræn upplifun sé upp á 10 svo fólki fari ekki að leiðast og flækja ekki of miklum upplýsingum eða óþarfa virkni í lausnina. Þessa þætti hafði ráðstefnuteymi Advania að leiðarljósi við hönnun og þróun á viðburðalausninni Velkomin.

Gagnvirkni 

Ein mesta áskorunin við skipulagningu stafrænna viðburða er gagnvirkni, þ.e. hvernig hægt er að virkja þátttakendur sem ekki eru á staðnum. Oft reynist fólki erfitt að eiga frumkvæði að því að taka virkan þátt í viðburði og spyrja spurninga úr stórum sal. Einföld og skilvirk leið til að hvetja fólk til að taka virkan þátt, er að nýta spjallforrit samhliða beinni útsendingu þar sem gestir geta sent inn spurningar og athugasemdir, tekið þátt í skoðanakönnunum og fengið tilkynningar frá viðburðahöldurum. Í viðburðalausninni Velkomin höfum við notast við spjallforritið Slido til að leysa þessi mál. Að auki nýtist lausnin til að sækjast eftir endurgjöf frá notendum og auka þátttöku þeirra í viðburðum. Hér eru okkar ráð til þeirra sem eru að skipuleggja viðburði og vilja hvetja áhorfendur til að taka virkan þátt:

Brjótið ísinn 

Verið sjálf þátttakendur í spjallinu og verið fyrst til að brjóta ísinn. Verið með tilbúnar spurningar sem þið sendið inn í Slido. Fólk sem þorir ekki eða vill ekki spyrja sjálft getur þá kosið þá athugasemd eða spurningu eða svarað henni - það er strax minni fyrirhöfn en að vera fyrstur til að hefja umræðuna. Einnig er hægt að biðja vini eða samstarfsfélaga um að vera virkir í spjallinu og senda inn spurningar til þess að koma gagnvirkninni í gang.

Skoðanakannanir 

Verið með tilbúnar nokkrar skoðanakannanir sem fara í loftið á viðeigandi tímum á viðburðinum. Það getur jafnvel verið gott að biðja þá sem koma fram á viðburðinum að vera með a.m.k. eina könnun sem þeir biðja fólk að taka þátt í á fyrirlestrinum sjálfum til þess að kynna þennan valmöguleika til leiks og sýna hvað þetta er einfalt í framkvæmd. Gestir á staðnum geta einnig tekið þátt í könnunum í símanum sínum.

Undirbúningur grunnurinn að góðum árangri

Fagmennska og gæði ættu að einkenna alla viðburði, hvort sem þeir eru haldnir í sal, á netinu, eða hvoru tveggja. Lykillinn að því er góður undirbúningur. Við undirbúning á blönduðum viðburði er nauðsynlegt að hugsa vel um hvernig beina útsendingin kemur út. Það þarf að vera gott flæði og útsendingin þarf að líta vel út fyrir þann sem situr upp í sófa, ekki bara þá í salnum. Gott er að hafa í huga að áhorfendur á netinu gera gríðarlegar kröfur, enda eru kvikmyndir og sjónvarpsþættir til samanburðar. 

Hér eru nokkur atriði sem auka virði stafrænna viðburða og upplifun þátttakenda:

Mynd- og hljóð prufur 

Hljóð- og myndgæði skipta sköpum. Alveg eins og við gerum tækniprufur þegar við höldum viðburð í sal, þarf að gera þessar prufur með fólki sem heldur erindi sín í gegnum netið. Undirbúið leiðbeiningar til fyrirlesara og annarra sem fram koma á viðburðinum. Nefnið einfalda hluti eins og að sitja ekki með bakið glugga, stilla vefmyndavél í augnhæð, fjarlægja skítuga kaffibollann af borðinu og henda dauðu plöntunni í hillunni áður en þeir fara í loftið.

Milliglærur og skilaboð til áhorfenda 

Glærur sem gefa til kynna hvað er næst á dagskrá er góð leið til að halda áhorfendum upplýstum um dagskrárliðina. Það gerir líka klippivinnuna mun auðveldari eftir að viðburði lýkur. 

Við vonum auðvitað alltaf að viðburður gangi snurðulaust fyrir sig en ef eitthvað fer úrskeiðis, þá vill maður ekki setjast niður í miðju tæknilegu klúðri og semja afsökunarpóst til áhorfenda heima í stofu. Gott ráð er að vera tilbúin með sniðmát af pósti sem hægt er að aðlaga eftir aðstæðum og senda á gestina ef tæknin er eitthvað að stríða ykkur. Á ögurstundu skiptir máli að koma þessum skilaboðum hratt til ráðstefnugesta, áður en þeir ná að teygja sig í fjarstýringuna eða hverfa inn í þvottahús til þess að taka úr vélinni. 

Við mælum einnig með að vera búin að útbúa eftirfylgnispóst sem þið getið sent á þátttakendur þegar viðburði lýkur. Þannig er áhorfandi ekki skilinn eftir í lausu lofti eftir viðburðinn, heldur er honum þakkað fyrir þátttökuna og gefnar upplýsingar um hvernig hann horfir á viðburðinn aftur, hversu lengi hann er opinn o.s.frv. Svo ekki sé minnst á ef viðburðinum tengjast einhver sölutækifæri.

Leitið til sérfræðinga

Að lokum, það eru til sérfræðingar í öllu: streymi, grafík, hljóði, ljósum, forritun og svona mætti lengi telja. Nýtið þessa sérfræðiþekkingu. Það hafa verið haldnir ótal margir viðburðir á netinu sem hafa heppnast stórvel vegna þessara sérfræðinga, en það hafa líka verið haldnir margir misheppnaðir viðburðir vegna skorts á undirbúningi eða sérfræðiþekkingu.