8.6.2020 | Veflausnir

Hvernig má koma í veg fyrir að stafræn umbreyting mistakist?

advania colors line

Spurningin er ekki lengur hvort það þurfi að breyta heldur hvernig eigi að umbreyta til að lifa af.

Hrafnhildur Sif Sverrisdóttir, forstöðumaður veflausna Advania, skrifar

Það er vissulega forgangsverkefni fjölmargra stjórnenda um allan heim, samkvæmt nýjum rannsóknum Economist og Gartner. Forstjórar fyrirtækja velta nú vöngum yfir því hvernig stafræn umbylting hafi áhrif á þeirra starfsemi og hvort að umbyltingin komi jafnvel til með að gjörbreyta rekstri eins og við þekkjum hann í dag.

Enginn vafi er á að fjórða iðnbyltingin breyti landslagi iðnaðarins verulega, rétt eins og fyrri iðnbyltingar. Fjórða iðnbyltingin felur í sér umbreytingar með stafrænni tækni og mun samtvinna hið veraldlega, líffræðilega, efnafræðilega og upplýsingatækniheiminn á nýstárlegan og skemmtilegan hátt. Í því felast stórfelld tækifæri á öllum sviðum samfélagsins og mun kalla á breytingar á því hvernig við lifum, vinnum og eigum samskipti hvert við annað.

Sem dæmi má nefna:
• Aukin þægindi (verslun á netinu).
• Persónulegt öryggi (stafræn heimili).
• Fæðuöryggi (landbúnaður) og margt fleira.

Það hefur því aldrei verið mikilvægara en nú að fólk sé skapandi, beiti gagnrýnni hugsun og leggi áherslu á samvinnu í leik og starfi.

Í miklum breytingum felast gjarnan tækifæri en að sama skapi er hætta á að fyrirtæki haldi ekki í við breytingarnar ef þau sofna á verðinum. Stafræn tækni getur leyst einföld störf af hólmi en um leið gefið starfsfólki tækifæri til að vinna að flóknari verkefnum og taka að sér aukna ábyrgð. Fyrir fyrirtæki þýðir þetta að stafræn tækni mun verða lykill sköpunar nýrra vara, þjónustu og viðskiptalíkana.

Hvers vegna mistekst stafræn umbreyting í 70% tilvika?
Rannsókn McKinsey and Company hefur sýnt fram á að stafræn umbreyting mistekst í 70% tilvika og sumir jafnvel talað um hærra hlutfall. Það kann að koma á óvart að helstu ástæður þess eru taldar skortur á aga til þess að skilgreina og stíga réttu skrefin í upphafi stafrænnar umbyltingar og ekki síður að halda fókus á meðan á ferlinu stendur. Það er nefnilega munur á því að fara í stafræna umbreytingu eða að verða stafræn. Markmiðið með því að verða stafræn er lykilinn að því að ná fram stöðugri, stafrænni umbreytingu. Uppfæra þarf núverandi viðskiptamódel til þess að umbreyta að fullu og koma auga á tækifærin í þínum stafræna heimi.

5 þroskastig stafrænnar umbreytingar
Tony Saldanha, forstjóri ráðgjafafyrirtækisins Transformant, hefur sett fram líkan til að auðvelda fyrirtækjum að fara í gegnum þau fimm þroskastig sem hann telur að uppfylla þurfi til að ná sem bestum árangri í stafrænni umbreytingu.

Lykilatriðið til að ná þroska er að tæknin, tækin, ferlarnir og fyrirtækjamenningin styðji við nýsköpun og stöðuga stafræna þróun fyrirtækja.

Stig 1 - Grunnurinn (Foundation)
Fyrsta stigið leggur grunninn að stafrænni vegferð fyrirtækisins. Þar er mikilvægt að tryggja að grunnkerfi sem notuð eru í daglegum rekstri séu ávallt í nýjustu útgáfu svo hægt sé að byggja ofan á þau og samþætta við önnur kerfi. Má þá helst nefna bókhalds-, framleiðslu-, viðskipta- og sölukerfi. Út frá upplýsingum úr helstu grunnkerfum fyrirtækja má sjá fyrir hvaða ferla er mikilvægast að umbreyta í sjálfvirka ferla og hvar hægt sé að spara tíma og kostnað.

Þegar lagður er grunnur að stafrænni vegferð er skuldbinding eigenda og agi eitt af því allra mikilvægasta. Eigandi verkefnisins eða teymin þurfa að setja sér markmið um hverju eigi að breyta, og gæta þess að stöðugar umbætur eða þróun eigi sér stað á vegferðinni.

Stig 2- Byrja afmarkað (Siloed)
Í raun byrja flest fyrirtæki í sinni stafrænu vegferð á þessu stigi, hvort sem við á um vel afmarkað ferli eða verkefni innan ákveðinnar deildar.

Hér er mikilvægt að móta skýra framtíðarsýn, endurhugsa viðskiptamódelið í takt við hana og í framhaldinu innleiða breytingar á verklagi og hanna nýjar vörur eða þjónustu.

Mikilvægt er að greina vel hvað eigi að leggja áherslu á í þessum umbreytingum. Hugsa þarf vel um hvaða breytingar komi til með að skila mestum ávinningi og byrja þar sem þörfin er mest. Í framhaldinu er hægt að yfirfæra þær breytingar yfir á aðrar einingar innan fyrirtækisins.

Breytingar kunna að kalla á endurhugsun á skipulagi og endurskipulagningu teyma þvert á fyrirtækið. Mikilvægt er að setja markmið og mæla áhrif breytinganna til að greina árangur og meta hvenær hann er ásættanlegur. Koma þarf upp ákveðnu verklagi til að greina mögulega vendipunkta í þróun breytinganna og lágmarka áhættu.

Til þess að koma í veg fyrir að annað stig mistakist er gríðarlega mikilvægt að gefa þeim sem leiða breytingarnar þau völd sem til þarf.

Stig 3 – Hluta til samræmt (Partially Synchronized)
Á þessu stigi er fyrirtækið enn að vinna bæði með nýja og eldri ferla en allt fyrirtækið er að róa í sömu átt. Forstjóri eða eigandi fyrirtækisins hefur áttað sig á mikilvægi þeirra tækifæra sem skapast með stafrænum umbreytingum og leiðir fyrirtækið í átt að nýrri framtíðarsýn.

Stafrænt umbreytingarferli eða nýtt viðskiptamódel hefur ekki verið innleitt í heild sinni á þessum tímapunkti. Agile eða nýsköpunarmenning í fyrirtækinu er við það að ná fótfestu en það er hugmyndafræði sem telst nauðsynleg fyrir stöðugar umbætur.

Það sem tryggir góðar framfarir á þessum tímapunkti er innleiðing skilvirkrar og árangursríkrar breytingastjórnunar.

Stig 4 – Algjörlega samræmt (Fully Synchronized transformation)
Á þessu stigi er fyrirtækið fullkomlega samstillt um þá stafrænu stefnu sem sett hefur verið. Þau markmið eða það nýja viðskiptamódel sem ákveðið hefur verið að vinna eftir, er að raungerast. Allir vinna að sömu markmiðum, bæði til að vera samkeppnishæf og til að tryggja fyrirtækinu færni til að takast á við síbreytilega tækni.

Hafa ber í huga að stafræn umbreyting er ekki eitthvað sem gert er einu sinni heldur kallar hún á stöðuga þróun á umbótum. Til þess þarf nýsköpun, breytingastjórnun og Agile hugsunarháttur að vera hluti af fyrirtækjamenningunni.

Mikilvægt er að setja ekki alla ábyrgðina á einstaka deildir sem eiga að leiða ferlið og útrýma flöskuhálsum. Allir í fyrirtækinu þurfa að upplifa að þeir séu þátttakendur í að skapa nýja og betri ferla. Í þessu sambandi er gríðarlega mikilvægt að allt stjórnendateymið styðji við breytingarnar og taki fullan þátt í umbreytingunni.

Stig 5 – DNA fyrirtækjamenning (Living DNA)
Þegar þessu stigi er náð eru stafrænar umbreytingar orðnar hluti af kjarna fyrirtækisins (stundum orðað DNA fyrirtækisins). Fyrirtækið hefur náð forystu og hefur ekki aðeins viðhaldið sinni stöðu á markaðnum vegna þess hve agað það er, heldur er það í stöðugri nýsköpun - og er fyrirmynd annarra fyrirtækja á markaðnum.

Mikilvægt er að hafa í huga á þessu stigi að það þarf aga til að stýra menningu sem styður við stöðugar umbætur og stefnumótandi ferli. Greina þarf áhættu sem getur skapast og bregðast skjótt við þegar við á.

Þegar fyrirtæki hafa náð þessu stigi hafa stjórnendur áttað sig á að stafrænar umbreytingar eru fyrst og fremst skipulag, menning og fólk en ekki tæknileg vandamál. Margir stjórnendur kunna að hugsa sem svo að þeir séu ekki tilbúnir í umbreytingar strax, það sé betri tími fyrir það seinna. Því ber að hafa í huga að tæknin breytist mjög hratt, í veldisvísisvexti, en fyrirtæki breytast á hinn bóginn mjög hægt eða í svokölluðum logravexti. Því lengur sem fyrirtæki bíða með breytingar, því stærra verður bilið sem fyrirtækið þarf að brúa og hættan eykst á að þau verði undir í samkeppni og lifi jafnvel ekki af.

Að þessu sögðu eru margir þættir sem fyrirtæki þurfa að hafa í huga þegar farið er í stafræna vegferð. Það kemur mörgum á óvart að ferlið er ekki bara spurning um nýsköpun eða tækni. Miklu frekar snýst ferlið um að skapa skýra sýn, hafa aga og þrautseigju til að framkvæma og viðhalda umbreytingarmenningu.

• Stafræn umbreyting snýst ekki um sjálfvirknivæðingu heldur umbreytingu á viðskiptaferlum.
• Skapa þarf skýra sýn og miðla henni þannig að allir stefni í sömu átt.
• Aga við að setja sér rétt markmið og fylgja eftir umbreytingu stafræna lausna.
• Aga til að skapa algjörlega nýtt viðskiptamódel, þróa nýja vöru eða þjónustu.
• Þetta snýst ekki um að sjálfvirkni heldur er þetta umbreyting.
• Breyta þarf fyrirtækjamenningunni.

Stafræn umbreyting krefst þess að nálgast verkefni með algjörlega nýjum aðferðum og aðferðafræði. Það er það sem hefur jafnan skort hjá mörgum sem fara af stað án skýrra markmiða, skipulags og aga er helsta ástæða þess að fjölmargar stafrænar umbreytingar hafa mistekist.

Við hjá veflausnum Advania erum boðin og búin til að aðstoða þitt fyrirtæki á þessari vegferð. Ekki hika við að senda mér línu á netfangið hrafnhildur.sverrisdottir@advania.is 

TIL BAKA Í EFNISVEITU