Skólinn til skýjanna
Menntaskólinn á Akureyri innleiddi Office 365 fyrir skólann og nú fer mun minni tími en áður fer í að halda grunnþjónustu gangandi enda eru hugbúnaðaruppfærslur hluti af þjónustunni.
Menntaskólinn á Akureyri (MA) er framhaldsskóli með milli 700 og 800 nemendur og rúmlega 80 starfsmenn. Skólinn byggir á langri hefð og er bóknámsskóli með bekkjakerfi. Upplýsingatækni hefur verið í öndvegi í þróun skólastarfsins sl. 20 ár og hafa kerfi skólans tekið ýmsum breytingum, nú síðast með notkun skýjalausna í bland við hýstar þjónustur (Hybrid-cloud).
Staðan vorið 2013
Vorið 2013 var farið í endurskoðun á stefnu og markmiðum upplýsingatækni í MA. Frá árinu 2008 til 2013 byggðist tölvukerfi skólans á opnum hugbúnaði. Í upphafi gekk þetta býsna vel og góður árangur náðist við að tengja saman ýmsar opnar lausnir og mynda heildrænt og hagstætt kerfi. Með tímanum fóru tengingarnar milli eininganna að verða erfiðari því uppfærsla í einni einingu kallaði á breyttar tengingar. Uppfærslur á vélbúnaði höfðu sömu áhrif. Skólaárið 2012-2013 var ástandið orðið ótryggt.- Netþjónar keyrðu nokkrar útgáfur af Linux og FreeBSD
- Fartölvur kennara og annara starfsmanna voru af ýmsum toga og ekki tengdar við miðlægt stjórnkerfi
- Tölvur í kennslustofum, bókasafni og fleiri stöðum keyrðu tvær mismunandi útgáfur af Linux stýrikerfinu
- Póstkerfi (Zimbra) var notað fyrir nemendur og allt starfslið og var gagnamagnið inn á því kerfi orðið meira en á annað terabæti að stærð
- Notendur voru óvissir hvar þeir ættu að vista og halda utan um skjöl. Þeir geymdu gögn og mismunandi útgáfur af skjölum á ýmsum stöðum: í pósti, í einkapósti, á heimasvæði og samskrám (á Linux). Sumir notendahópar voru svo farnir að nota lausnir eins og Dropbox til að deila skjölum sín á milli og með nemendum.
Endurhönnunin 2013
Vorið 2013 var ákveðið endurhanna upplýsingatækniumhverfi MA frá grunni:- Nýtt þráðlaust kerfi var innleitt og skipt um miðlægan netbúnað
- Miðlægu umhverfi var skipt í hýsta sýndarþjóna í kerfissal Advania á Akureyri og skýjalausn Microsoft, Office 365
- Útstöðvar voru tengdar við stýringar með skipulögðum hætti, s.s. Active Directory og System Center Configuration Manager til að auðvelda uppsetningu, viðhald og dreifingu nýrra hugbúnaðarpakka
- Auðkenning var gerð miðlæg fyrir öll kerfi og er auðkenningargrunnnur MA í Active Directory (AD)
- Þráðlausa netið, Moodle umhverfið, VPN, Office 365, prentstjórnunarkerfið Papercut og aðrar þjónustur auðkenna alla notendur gegnum ofangreindan grunn sem auðveldar notendaumsjón til muna
- Auk AD var sett upp hefðbundið umhverfi til að samtengja AD skólans við O365 og miðlara sem stýra prentun og geyma skrár sem ekki eru fluttar í Sharepoint eða OneDrive (t.d. stærri skrár, myndskeið o.s.frv.)
Tölvupóstur og gagnageymslan OneDrive for Business voru fyrstu Office 365 þjónusturnar sem skólinn tók í notkun. Allur póstur og dagbækur starfsfólks voru flutt yfir í nýja umhverfið og heimasvæði eða N-drif voru flutt yfir í OneDrive sem nýlega var stækkað í 1Tb fyrir hvern notanda! Nú er unnið að því að setja upp SharePoint sem innri samskiptavef og stað undir öll sameiginleg skjalasvæði.
Fullur aðgangur að Office 2013 fyrir nemendur
Nú á vordögum var nemendaaðgangur að Office 2013 virkjaður. Microsoft býður nemendum nú ókeypis áskrift að fullum Office 2013 pakka (Office 365 ProPlus for Students) sem verður að teljast mikill munur.
Næstu skref
Vinnan við að færa þjónustur inn í Office 365 er í fullum gangi og fá MA-ingar ráðgjöf og stuðning Advania við þá innleiðingu. Forritið Lync verður einnig sífellt mikilvægara sem samskiptatæki starfsmanna og nemenda. Ljóst er að möguleikar á samnýtingu tækninnar hafa stóraukist eftir þessar breytingar en ef nýta á þá möguleika til hins ýtrasta verður að styðja vel við notendur með leiðbeiningum og stuðningi.
Ávinningur og lærdómur
- Með því að nýta skýjaþjónustur má marka stefnu um samræmda vistun skjala
- Tími sem fer í að halda grunnþjónustum gangandi minnkar gríðarlega og uppfærslur verða hluti af þjónustunni. Nýta má tíma tölvudeildar í aðra hluti sem hafa meiri ávinning fyrir skólann
- Skipulag og hönnun umhverfis frá byrjun er mikilvægur þáttur til að tryggja virkni í samræmi við væntingar
- Leyfismál þarf að skoða sérstaklega. Þau eru mjög notendamiðuð í Office 365 sem krefst nýrrar hugsunar
- Huga þarf að því hvort hagræða megi í staðbundnum rekstri þegar skýjaþjónustur eru teknar í notkun. Til dæmis má leggja netþjónum og segja upp leyfum. Ef kerfið er byggt á „einkaskýi“ er auðvelt að draga úr notuðum auðlindum þegar virkni er flutt í skýið
Lokaorð
Vinnan við innleiðinguna gekk hratt og vel. Vorið fór að miklu leyti í að skipuleggja starfið og um sumar og haust var unnið mjög hnitmiðað starf sem miðaði að því að gera upphaf skólaársins áfallalaust. Það markmið tókst að langmestu leyti. Á yfirstandandi skólaári hafa verið gerðar gríðarlegar breytingar á tölvukerfi skólans og ljóst að allir innan skólans (hátt í 1000 manns) þurfa góðan stuðning til að aðlagast nýju kerfi með öllum þeim möguleikum sem nú bjóðast. Það er því nauðsynlegt að notendur fái sérstaklega góðan stuðning til að byrja með á meðan fólk er að læra á kerfið og það er að slípast til.