Hvernig á að innleiða skjalastjórnun?

Þekkingu og fræðslu á skjalamálum er gjarnan ábótavant

Flestir vilja halda utan um eigin skjöl, hvort sem þau eru á rafrænu formi eða á pappír. Oft setja stjórnendur og starfsmenn upp sín eigin „skjalakerfi.“ Flest fyrirtæki eru þannig með jafnmörg „skjalakerfi“ og starfsmenn eru margir. Þegar ég funda með samstarfsmönnum um skjalakerfi í fyrsta sinn fæ ég gjarnan spurninguna:  „Hvað meinar þú þegar þú talar um skjal og skjalastjórnun?“  Í framhaldinu kemur gjarnan fram að stjórnendur og starfsmenn fyrirtækja átta sig ekki á að formleg skjalastjórnun auðveldar starfsemi fyrirtækja til muna.  

Hinir ósýnilegu skjalamúrveggir

Oftar en ekki er erfitt að fyrir stjórnendur að taka  ákvörðun um innleiðingu skilvirkrar skjalastjórnunar þar sem að innan fyrirtæksins hafa þegar verið byggð upp „einka skjalakerfi“ sem fela í sér ósýnilega múra á milli starfsmanna, stjórnenda og deilda. Þessi „einka skjalakerfi“ eru á skrifborðinu, í tölvunni eða grafin djúpt í inn á einkadrifum eða sameiginlegum drifum.  Þau hindra uppbyggingu á heildrænu skjalakerfi og skilvirkni í skjalamálum. Þær raddir heyrast jafnvel að skjalastjórnun þvælist fyrir, sé tíma- og peningasóun og  að meðhöndlun skjala með skipulögðum hætti sé fyrirtækinu  „hættuleg!“  Sannleikurinn er allur annar. Fyrirtæki sem taka upp skilvirka skjalastjórnun og skjalakerfi geta öll staðfest það að þau myndu aldrei snúa til baka í gömlu „einka skjalakerfin“ enda fela þau í sér margháttuð vandamál:

• Flókið að deila miðla skjölum til samstarfsmanna 
• Erfitt að átta sig á hver nýjasta útgáfa af skjalinu er
• Tímafrekt að finna skjöl á einkadrifum eða sameiginlegum drifum

Ekki gleyma mannlega þættinum

Skjalastjórnun er breytingastjórnun.  Það gleymist gjarnan að það er fólk sem býr til og meðhöndlar skjöl.  Notkun skjala mótast af af viðhorfi starfsmanna og stjórnenda til þeirra. Við innleiðingu skjalakerfa þarf að skilgreina skjalavitund sem sérstakt verkefni í innleiðingunni. Hér er unnið með mannlega þáttinn í skjalamálum fyrirtækisins. Þetta er tækifæri til að taka á andrúmsloftinu í fyrirtækinu með jákvæðum hætti og sýna fram á hversu skemmtileg og nauðsynleg  skjalamál eru.  

Seljum ávinninginn af betri skjalastjórnun

Innleiðing á nýju skjalakerfi hefur í för með sér útrýmingu allra „einka skjalakerfanna“ og innleiðingu sameiginlegs kerfis sem allir starfsmenn eiga þátt í að innleiða.  Það er kjörið að gera sér grein fyrir markhópum innan fyrirtækisins endu eru þarfir, hagsmunir og áhugasvið starfsmanna fyrirtækja oft á tíðum ólíkir þegar kemur að  skjalamálum. Benda þarf á ávinninginn af því að innleiða skjalastjórnun og skjalakerfi. Það er um að gera að „selja“ skjalamálin með léttum og skemmtilegum hætti. Þetta má gera með því að stilla upp skemmtilegum aðstæðum í máli og myndum um leið og fólk er frætt um hvernig sterkt sameiginlegt skjalakerfi  auðveldar samvinnu og samskipti. 

Fræðsla þarf að taka á grundvallaratriðum 

Skjöl þurfa að vera aðgengileg, háð ferlum og verkefnum en óháð skipulagi. Búa þarf til vitund um þetta sem kalla  má „skjalavitund.“ Fræðslan miðar að því að kenna fólki grunnhugsun í almennri skjalastjórnun. Þetta snýst um einföld en mikilvæg atriði eins og „Hvað er skjal?“  og  „Hver er ferill skjals?

Hvað felur skjalastjórnun í sér?

Skjalastjórnun felur til dæmis í sér að gerð er geymsluáætlun sem grisjar gömul skjöl.  Flestir starfsmenn eru vanir því að vinna innan um gömul skjöl og möppur sem bera heiti starfsmanna sem hættu fyrir mörgum árum. Slík gögn ættu að vera komin í varðveislu eða eyðingu. Þegar skjal er stofnað þá verður skjal fyrst VINNSLUSKJAL. Þá er unnið með með skjalið og því breytt.  Eftir að búið er að vinna með skjalið og það klárað er því læst og það flokkað sem SÖNNUNARSKJAL. Í kjölfarið  flyst það í SKJALAGEYMSLU  til varðveislu.   Öll skjöl hafa geymsluáætlun sem er ýmist sögulegs eðlis eða lagalegs eðlis. Þegar geymslutími skjals er útrunnin er því eytt. 

 

Hvar á að byrja  þegar innleiða á skjalastjórnum?

Innleiðing skjalastjórnunar  er yfirgripsmikið verkefni sem krefst öflugrar verkefnastjórnunar. Stjórnendur þurfa að sýna fram á 100% skuldbindingu við verkefnið í orði og á borði. Þannig er ljóst að skjalastjórnun skiptir máli og lögð verður áhersla  á stýringu og öryggi skjala. Sé stefnumótandi ákvörðun ekki tekin um að innleiða skjalastjórnun er betur heima setið en af stað farið. Í upphafi skal skilgreina markmið með skjalastjórnun og hvernig hún styður við innra skipulag fyrirtækisins. Ennfremur þarf að ákveða umfang skjalastjórnunar innan fyrirtækisins.  Ég tel mikilvægt að  innleiða skjalastjórnun í alla starfsemi fyrirtækisins á sama tíma. Mikilvægt er að í undirbúningsvinnu sé fyrirtækið greint í heild sinni og hvernig ferlar og skjöl flæða innan þess.

Kortlagning ferla er fyrsta skrefið

Fyrsta skrefið í skjalagreiningu er kortlagning ferla og þá er samhengi verkefna og skjala skoðað.  Mikilvægt er að greina inntak og úttak í ferlum, sem sagt hvaða skjöl koma inn í feril og hvaða skjöl koma út og hver ber ábyrgð á þeim?  Greina þarf tölvupósta, skjalategundir og skjalasnið í hverju ferli fyrir sig til að átta sig á umfangi og stýringu skjala.  Þegar búið er að greina „skjalalandslag“ fyrirtækisins má stilla upp skjalakerfi í kerfi eins og SharePoint“ þar sem hver deild eða starfssvæði fá klæðskerasniðið umhverfi fyrir sig.

Hvernig nota starfsmenn skjöl og upplýsingar?

Skjalakerfi verða að vera notendavæn fyrir starfsmenn. Flokka má skjöl í þrennt:

Skjöl sem verða til í ákveðnu máli 
Hér vistast mörg skjöl á sama stað. Oftar en ekki eru margir að vinna í málinu, deila skjölum, senda tölvupósta, nálgast skjalasnið og gera verkbeiðnir. Þegar málinu er lokið þá er það merkt sem slík og öll skjöl því tengt fara í heilu lagi yfir í skjalageymslu 

Dæmigerð vinnuskjöl 
Stundum bara eitt skjal sett í möppur er hafa verið skipulagðar fyrirfram samkvæmt skjalalykli, en hverjum skjalalykill fylgja aðgangsstýringar og geymsluáætlanir 

Tímabundin skjöl
Tímabundin skjöl sem á ekki að skjalastýra eða aðgangsstýra eru sett á svæði þar sem þeim er eytt með reglulegu millibili.   

Nýtum SharePoint

Hér er gert ráð fyrir því að SharePoint sé nýtt við innleiðingu og hagnýtingu skjalastjórnunar. SharePoint býður upp á öfluga upplýsingamiðlum með ýmsum leiðum og frábærum lausnum ásamt því að vera í stöðugri þróun.  Það er að mínu mati snilld að tvinna upplýsingamiðlun við  skjalaumhverfi fyrirtækisins.  Skjalastjórnun stendur ekki ein og sér heldur er nátengd upplýsingamiðlun.  Sumum finnst skjalagreining fyrirtækisins í SharePoint vera ókostur en hún krefst tíma og vinnu sem stjórnendur mikla oft fyrir sér. Ávinningur af slíkri greiningu er að fyrirtækið fær klæðskerasniðið kerfi sem starfsmenn fyrirtækisins taka þátt í að móta frá upphafi.  Starfsmenn gera þannig skjalakerfið að sínu og öll „skjalakerfisfóbían“ hverfur.

Um skjalakerfið SharePoint

Skjalakerfi í „SharePoint“ skiptast í eftirfandi þætti:

• „Cases“
• Subject Documents“ 
• „Records center“
• „Temporary documents“ 

Í skjalagreiningu kemur fram hvaða málaferlar henta sem „Cases“. Þar eru gjarnan mál sem eiga sér upphaf og endi.  „Cases“ eru eins og „fötur“ þar sem skjölum er safnað saman á einn stað. Þegar máli lýkur þá er því lokað og skjölin eru send í heild sinni til  „Records center“ eða skjalasafnið. Þar verður skjalalykillinn í „Share Point“ að möppum á viðkomandi skjalasvæðum.  Það er alger snilld að skjalalykillinn í „Share Point“ kerfinu gefur mikið svigrúmi í nafnagift skjala. Því er hægt að að nota upphafsstafi fyrirtækja eða deilda og síðan númer í skjalaheitum. Þegar starfsmenn leita að skjölum í SharePointer hægt að slá inn skjalalykilsnúmer og mappan kemur upp í leitinni.  Best er að hafa skjalalykla einfalda þannig að auðvelt  sé fyrir starfsmenn að læra á skipulagningu skjala fyrirtæksins. Ekki má gleyma „Temporary documents“ sem er einskonar ruslakista. En það verður alltaf að vera ein ruslakista á hverju heimili.  Skjöl í „Temporary documents“ eru hvorki ætluð til flokkunar né varðveislu.   Með því að fara í gegnum ferla og skjalagreiningar og setja upp skjalastjórnunarkerfi í SharePoint er meðhöndlun skjala skipulögð innan fyrirtækisins.  Það er hollt að ákveða þvert á fyrirtækið hvernig á að stofna, meðhöndla og varðveita skjöl.  Þannig verður til skjalavitund innan fyrirtækisins. 

Skýr ávinningur

Þegar öllu er á botninn hvolft kallar skjalastjórnun á breyttan hugsunarhátt og vinnubrögð starfsmanna fyrirtækja. Ávinningur  af innleiðingu skjalakerfis  er ómetanlegur enda er kostnaðarsamt að glata skjölum sem innihalda upplýsingar um starfsemina  og þekkingu starfsmanna. Skjalastjórnun og skjalakerfi borga sig!