Guðríður Hjördís Baldursdóttir
vörustjóri mannauðslausna hjá Advania

Fyrir nokkrum árum kom til starfa hjá Mannauðslausnum Advania hópur sem vildi setja fókusinn á að greina hvaða verkefni mannauðslausnir framtíðarinnar þyrftu að leysa. Ljóst var að fyrsta skrefið væri að heyra í núverandi notendum og þverfaglegur hópur fór í hugmyndavinnu út frá Design Thinking í tveimur vinnustofum, annars vegar með stjórnendum og hins vegar mannauðsfólki úr hópi viðskiptavina.

Markmiðið með vinnustofunum var að greina þeirra þarfir til mannauðslausna framtíðarinnar út frá nýjum áherslum á vinnustöðum og kom þar fram mikil þörf fyrir betra aðgengi starfsfólks og stjórnenda að upplýsingum til að styðja við árangur og ánægju. Frá þessum vinnustofum spruttu hugmyndir að nokkrum lausnum eins og Flóra mannauðslausn og Launamælaborð í Power BI en sú fyrsta sem var farið í að þróa var lausnin Samtal þar sem ljóst var að tækifæri lágu í góðri veflausn sem auðveldaði stjórnendum að eiga reglulegt samtal við starfsfólk.

Virðið og tilgangur lausnarinnar Samtal

Með reglubundnum samtölum myndast betra samband milli starfsfólks og stjórnenda, sem gefur þeim tækifæri til að ræða mikilvæg mál svo sem starfsþróun, væntingar og markmið beggja aðila, laun, frammistöðu og líðan. Með faglegum sniðmátum að samtölum, góðu viðmóti fyrir starfsfólk og stjórnendur, ásamt yfirsýn mannauðs mætir lausnin Samtal þörfum notenda sem gerir samtöl einföld í framkvæmd.

Viðskiptavinir sem nota lausnina Samtal eru mjög fjölbreyttur hópur í ólíkum geirum eins og opinberar stofnanir og fyrirtæki af öllum stærðargráðum með starfsmannafjölda frá tugum einstaklinga í þúsundir. Þetta sýnir okkur að þar sem er starfsfólk, er þörf fyrir reglulegt samtal.

Fyrstu skref í þróun

Í kjölfarið á vinnustofum og greiningu á þörfum notenda var farið í hönnunarsprett út frá hugmyndafræði Design Sprint sem fól í sér fjölda viðtala við notendur og sérfræðinga um þarfir áður en þverfaglegt teymi forritara, hönnuða, markaðsfólks, vörueiganda og vörustjóra hóf hugmyndavinnu að lausnum.

Niðurstaða úr þeim hönnunarspretti var svo ítruð með minna teymi áður en hönnun hófst á lausninni. Þegar hönnun lá fyrir var aftur farið í notendarýni til að hanna MVP (e. minimum viable product) sem er vara með minnsta mögulega virði til að gefa út, sem gerir þróunarteyminu kleift að læra og þróa hratt. Þegar afurðin úr þeirri notendarýni skilaði góðu MVP var svo hafist handa við forritun í samstarfi við 50skills og þróun fyrstu útgáfu var lokið í árslok 2020.

Þegar fyrsta útgáfa fór í frekari rýni hjá mannauðsstjórum kom í ljós að það myndi skapa mikið virði og tímasparnað að gefa þeim yfirsýn yfir stöðu samtala hjá stjórnendum og var því farið í sérstakan hönnunarsprett eingöngu fyrir þá virkni. Þar sem sú viðbót var frekar flókin í útfærslu fengum við nokkra mannauðsstjóra til að fara yfir virknina með prótótýpu áður en hún fór í þróun.

Lærdómurinn var klárlega að vegvísir lausnarinnar þarf að geta tekið hröðum breytingum til að bregðast við þörf sem gerði lausnina verðmætari fyrir stóran hóp notenda. Samstarfsaðilar í „pilot verkefni“ voru Advania og Landsbankinn þar sem lausnin var fyrst prófuð og ítruð fyrir áframhaldandi þróun. Prófanir á nýjum lausnum er mjög mikilvægur þáttur í þróuninni og því er mjög dýrmætt að hafa góða samstarfsaðila sem eru móttækilegir fyrir að prófa og sjá hvaða umbætur er hægt að gera sem nýtast fleiri notendum.

Áskoranir í þróun þegar sprotinn er orðinn að runna

Í hugbúnaðarþróun er samtalið við notendur það sem býr til góða vöru. Þetta samtal þarf líka að taka reglulega til að varan haldi áfram að þróast miðað við þarfir ólíkra notenda eins og starfsfólks, stjórnenda og mannauðsfólks.

Teymið sem þróar Samtal í dag hjá Mannauðslausnum Advania er samsett af hönnuði, framendaforriturum, bakendaforriturum, devops og prófara og við notum Agile í okkar vöruþróun sem heldur vel utan um samskipti og að hlutverk innan teymisins séu skýr með sameiginlegri ábyrgð. Einnig eru hagaðilar innan ráðgjafar-, rekstrar, sölu- og markaðsmála sem tengjast lausninni sem eru virk í samstarfinu um að þróa lausnina með þarfir notenda að leiðarljósi.

Hugbúnaðargeirinn er alltaf að takast á við ný verkefni eins og öryggi, persónuvernd, vottanir og nýja staðla og á sama tíma með áherslu á einfaldleika og gott aðgengi í fyrirrúmi. Því er það stærsta verkefni vörustjórans að vega og meta hvaða verkefni þurfa að vera í forgangi til að mæta þörfum notenda í samræmi við kröfur í hugbúnaðargerð og feta þann meðalveg hvort ný virkni bæti virði lausnarinnar. Sem og að þróun lausnarinnar sé líka hugsuð til lengri tíma og hafi skýr markmið um hvaða þarfir hún á að leysa og ekki síður að það sé skilgreint hvað hún á ekki að gera.

Upplýsingagjöf til notenda er líka mikilvæg bæði til að segja frá breytingum á virkni en líka inni í sjálfri lausninni sem leiðbeiningar um notkun. Því það sem þróunaraðilum finnst oft mjög augljóst þarf ekki að endurspegla upplifun notenda og þá er nauðsynlegt að bregðast við endurgjöfinni. Upplifun af notkun lausnarinnar breytist með tímanum og þannig verður þróun út frá þörfum notenda eilífðarferli.

Það sem gerir hlutverk vörustjórans skemmtilega áskorun er einmitt þetta reglulega samtal við notendur um hvað sé hægt að gera betur og samstarfið við þróunarhópinn og hagaðila til að finna bestu lausnina hverju sinni.

Greinin birtist fyrst í 1. tölublaði 49. árgangs Tölvumála frá Ský í nóvember 2024.