Löng jól fyrir alla nema launasérfræðinga, eða hvað?
Berglind Lovísa Sveinsdóttir
vörustjóri H3
Af síðustu 11 dögum þessa árs eru aðeins tveir heilir vinnudagar. Þetta felur í sér knappan tíma fyrir launasérfræðinga til útreikninga á launum í desember. Hér fer Berglind Lovísa Sveinsdóttir, vörustjóri H3, yfir nokkur bjargráð fyrir launasérfræðinga og hvernig hægt er að nýta H3 launakerfið með sem bestum hætti þannig að meiri tími skapast fyrir annað í kringum hátíðarnar.
Gott að hafa í huga fyrir jólatörnina
Fáið stjórnendur og starfsfólk með ykkur í lið, varðandi það að skrá tímana á réttum tíma. Þá geta samþykktir á viðveru og launaupplýsingum verið auðveldari fyrir stjórnendur. Allt þetta tryggir að launasérfræðingar geta greitt rétt laun á réttum tíma.
Það er gott að vera ávallt á tánum varðandi það sem hægt er að gera til að létta vinnuna okkar. Sem dæmi má nefna skráningu gagna, samþættingar, vinnslur og aðgerðir. Lykillinn er samt auðvitað að tryggja að gögnin séu alltaf rétt.
Gott er að yfirfara eigið verklag. Er eitthvað sem ég get gert jafnt og þétt yfir árið til að minnka vinnu mína á álagstímum? Dæmi um þetta væri að fara yfir launaliði sem hafa ekki verið í notkun, fara yfir deildir, starfsheiti og óvirkja og/eða laga.
En hvað með áramótin?
Í desember þá er ýmislegt sem þarf að hafa í huga, því við viljum öll tryggja villulausa áramótaútborgun. Þar skiptir undirbúningur og allar afstemmingar miklu máli. Fagleg vinnubrögð í kringum áramótaútborgun bætir gæða gagna, gerir notendur öruggari og léttir á stressi og álagi í kringum þennan tíma.
Einnig er ýmislegt annað sem þarf að hafa í huga í upphafi nýs árs fyrir árið framundan og við skil á launamiðum. Við bendum á að í handbókinni um H3 er hægt að fá ítarlegar upplýsingar um áramótaúborgun og ársuppgjörið eins og áramótaútborgun og ársuppgjör.
Skilvirk launaúrvinnsla
Það er ávallt markmið allra launasérfræðinga að greiða rétt laun og koma í veg fyrir leiðréttingar. Villuprófun RSK er mikilvæg afstemming í hverjum mánuði. Það er mikilvægt að hafa í huga að það er ekki hægt að keyra Villuprófun RSK á janúar laun, fyrr en í janúar á nýju ári, 2025.
Okkar markmið er ávallt að styðja við notendur H3 þannig að þeir nýti sér þá eiginleika sem eru í boði og viðhaldi gögnum í H3 og þeim lausnum sem eru notaðar, það skilar sér í betri upplýsingum í skýrslum og gögnum og yfir önnur kerfi.
Fyrir launasérfræðinga býður H3 upp á öflugar vinnslur sem létta vinnu notenda. Forsenda þess að nota vinnslurnar í H3 er að það séu skráðar forsendur sem vinnslurnar vinna svo út frá. Þetta er meginástæða þess að við mælum með ávallt með að notendur H3 séu að gæta þess að viðhalda og halda vel utan um skráningar í kerfið.
Vinnslur
Helstu vinnslur sem nýtast notendum núna um áramót eru hækkanir, afturvirkar leiðréttingar og núllstilling á réttindum. Boðið er upp á sjálfvirkar hækkanir tengdar lífaldri og starfsaldri. Hækkanir taka til orlofsflokka, launaflokka og þrepa. Þegar laun eru leiðrétt aftur í tímann er vinnslan „afturvirkar launaleiðréttingar “ notuð. Þar eru skráðar færslur úr völdum útborgunum sóttar, settar í mínus og nýjar upplýsingar sóttar. Við núllstillingu á réttindum og/eða starfsaldri er eldri staða úr fyrri útborgunum núllstillt og færslur settar í útborgun. Þessi vinnsla hentar þegar hreinsa á út alla stöðu miðað við tiltekinn mánuð.
Í desember og í kringum áramót þá er hægt að gera góðar afstemmingar í teningum í tengslum við afstemmingar á tryggingargjaldi, lífeyrissjóðum og afstemmingum á launamiðum. H3 teningar eru viðskiptagreindarlausn sem skilar upplýsingum úr kerfiseiningum H3 á öruggan máta. Hægt er að nálgast tilbúnar útgefnar skýrslur á vefnum okkar. Einnig aðstoðum við að stilla upp aðlöguðum skýrslum eða þeim skýrslum sem hentar hverjum og einum viðskiptavini.
Meiri gæði Tímavídd
Með Tímavídd eru gæði gagna og upplýsinga betri. Tímavíddin í H3 gerir notendum kleift að dagsetja breytingar á upplýsingum um starfsfólk, til dæmis breytingar á stöðu starfs, starfsheiti eða deild. Tímavíddin gerir breytingasöguna í kerfinu mun aðgengilegri fyrir notendur og gerir þeim kleift að skrá breytingar fram í tímann. Samanburður gagna á milli tímabila er einnig auðveldari með Tímavídd og hægt er að gera breytingar á mörgum í einu.
Öll yfirsýn verður betri yfir stöðu á starfsfólki á tíma. Með notkun á tímavídd verða því öll gögn betri út úr kerfinu, samanber starfsmannavelta og upplýsingar í aðrar lausnir í tengslum við samþættingar og fleira.
Með H3 samþættingum er stutt við til dæmis stofnun nýrra starfsmanna í ýmis kerfi og tryggt að aðgangi sé lokað þegar starfsmaður lætur af störfum. Markmiðin eru ávallt að lágmarka gagnainnslátt og tvískráningar, útrýma misræmi í upplýsingagjöf, hámarka upplýsingaöryggi og tryggja að stjórnendur og starfsmenn hafi aðgang að réttum upplýsingum.