Skagafjörður sparaði 8 klukkustundir á viku með einfaldri sjálfvirkni

Framsækið sveitarfélag sem leggur áherslu á stafræna umbreytingu

Skagafjörður er framsækið sveitarfélag með fjölbreytta starfsemi sem spannar skóla, þjónustustofnanir, stjórnsýslu og fjölmörg rekstrarverkefni. Á undanförnum árum hefur sveitarfélagið lagt ríka áherslu á stafræna umbreytingu og að skapa einfaldari og skilvirkari vinnuumhverfi fyrir starfsfólk sitt og íbúa Skagafjarðar.

Markmiðið hefur verið að nýta tæknina til að bæta rekstur og innri ferla án þess að auka flækjustig fyrir notendur.

Áskorunin

Áður en ný lausn var innleidd byggðist utanumhald um hádegismat starfsfólks á handvirkum og tímafrekum ferlum. Daglega þurfti starfsmaður að safna saman matseðlum frá mismunandi veitingastöðum, senda upplýsingarnar áfram til starfsfólks, taka við pöntunum í tölvupósti og setja saman yfirlit sem þurfti að skila áfram innan ákveðins tíma.

Þetta var dæmigert stoðferli þar sem sama vinnan var framkvæmd aftur og aftur. Ferlið var viðkvæmt fyrir mistökum og tafir eða rangar upplýsingar gátu haft áhrif á bæði starfsfólk og samstarfsaðila.

Nálgunin

Markmiðið var að einfalda ferlið frá upphafi til enda og fjarlægja handvirk skref þar sem þau sköpuðu litla virðisaukningu. Áhersla var lögð á að búa til lausn sem væri einföld í notkun fyrir starfsfólk en myndi jafnframt sjálfvirknivæða bakvinnslu og samskipti.

Með því að nýta Power Platform var hægt að þróa lausn sem bæði leysti núverandi áskoranir og skapaði grunn fyrir frekari sjálfvirknivæðingu í framtíðinni.

Lausnin

Advania þróaði sérsniðið Power App sem heldur utan um allt ferlið í kringum hádegismat starfsmanna. Með lausninni geta starfsmenn nú skoðað vikumatseðla á einum stað, pantað hádegismat fyrir alla vikuna og séð yfirsýn yfir sínar pantanir og kostnað.

Á sama tíma sér lausnin sjálfkrafa um að senda pantanir áfram til veitingastaða á réttum tíma og flytja gögn áfram til bókhalds. Með því hefur öll tvískráning og handvirk miðlun upplýsinga verið fjarlægð úr ferlinu.

Lausnin byggir á Power Apps og Power Automate sem tryggir rekjanleika, öryggi og einfalt viðhald til framtíðar.

Í dag þurfum við ekki að velta hádegismatnum fyrir okkur. Með appinu er einfalt að panta fyrir alla vikuna og svo fara pantanirnar sjálfkrafa á veitingastaðina. Þetta hefur sparað okkur mikinn tíma og aukið skilvirkni til muna.

Baldur Hrafn Björnsson, sviðsstjóri stjórnsýslu- og fjármálasviðs

Niðurstöður og árangur

Ávinningurinn kom í ljós strax frá fyrsta degi. Með því að sjálfvirknivæða eitt stoðferli náði Skagafjörður að spara um átta klukkustundir á viku sem áður fóru í endurtekna handvirka vinnu.

Ferlið hefur orðið einfaldara fyrir allt starfsfólk þar sem pantanir eru nú framkvæmdar í örfáum skrefum í stað tölvupóstsamskipta og handvirkrar eftirfylgni. Veitingastaðir fá pantanir alltaf á réttum tíma og á stöðluðu formi, sem eykur áreiðanleika og dregur úr villum.

Jafnframt hefur tengingin við bókhald orðið einfaldari þar sem gögn flæða sjálfkrafa á milli kerfa án tvískráningar. Lausnin hefur þannig ekki aðeins sparað tíma heldur einnig skapað stafrænan grunn sem hægt er að byggja áfram á.

Reynsla Skagafjarðar sýnir að sjálfvirknivæðing þarf ekki að byrja á stórum og flóknum verkefnum til að skila raunverulegum árangri. Stundum geta einföldustu ferlarnir skapað mestan ávinning.

Eru tímafrek stoðferli að taka of mikið pláss í þínum rekstri?

Hafðu samband og skoðum hvernig sjálfvirkni getur skapað meiri tíma fyrir það sem skiptir mestu máli.

Kynntu þér Power Platform