Byggingarfélag námsmanna sparar 500 vinnustundir á ári með snjöllu appi
Við hjá BN notum app til að skrár úttektir á íbúðum.
Í september tókum við hjá Byggingarfélagi námsmanna (BN) í notkun app frá Advania fyrir Android spjaldtölvur en það nýtist til að skrár úttektarupplýsingar samkvæmt gátlista fyrir þær íbúðir sem námsmenn skila af sér. Alls er leigufélagið með um 500 íbúðir í útleigu til námsmanna og sennilega koma nýir leigutakar í um 200 þeirra á hverju ári. Við slík íbúaskipti fara umsjónarmenn félagsins yfir íbúðina þegar íbúðinni er skilað og áður en nýr leigutaki tekur við.
Unnið eftir skýrum verkferlum
Appið gerir úttektarmönnum BN kleift að vinna alla viðhaldsvinnu eftir skýrum verkferlum sem byggja á verkbeiðnum sem ýmist eru búnar til í appinu eða berast til notenda í gegnum það. Áður en við tókum appið í notkun fylgdi þessari úttektarvinnu mikið pappírsvafstur og utanumhald á gögnum um hverja íbúð og skjalamöppum. Með því að nota appið erum við laus við pappírinn, möppurnar og utanumhaldið og tími okkar nýtist betur í önnur og mikilvægari verkefni. Ekki síður gerir appið það að verkum að stöðugur akstur á milli staða, frá íbúðum félagsins og á skrifstofuna, til að skila af sér úttektarupplýsingum, hættir. Verulegur tími fór á hverjum degi í ferðir á milli staða enda á félagið íbúðir í miðbænum, Grafarholti, Hafnarfirði, Bryggjuhverfinu og víðar. Gera má ráð fyrir því að vinnusparnaður vegna þessa fyrirkomulags spari okkur a.m.k. um 500 klst. á ári.
Mikill ávinningur felst í því að allt vinnuferli verður hraðara – verkbeiðnir koma inn fyrr og eru sendar beint á úrlausnaraðila og reikningar verða til um leið og úttekt hefur farið fram en þarf ekki að bíða þess að umsjónarmenn hafi skilað inn gögnum á skrifstofu.
Forsaga verkefnisins
Þegar nemar skila af sér íbúðum sem þeir hafa haft í leigu þá þurfa starfsmenn BN að mæta á svæðið og taka þær út. Í slíkum úttektum var áður notast við eyðublöð með gátlista og athugasemdir skrifaðar þar sem það átti við. Haustið 2012 keyptum við S5 eignaumsýslukerfi af Advania og kjölfarið kviknaði sú hugmynd að úttektarmenn myndu skrá í það í gegnum vefviðmót með snjallsíma eða spjaldtölvu. Fljótlega kom í ljós að starfsmenn okkar þyrftu að geta notað viðmótið óháð hvort netsamband væri fyrir hendi. Því var ákveðið að skoða hvort það myndi borga sig að þróa app. Eftir að við kláruðum þarfagreiningu með Advania gerðu þeir umfangsmat á hvað app myndi kosta og kom í ljós að það yrði arðbært fyrir okkur að láta smíða eitt slíkt.Fljót og góð innleiðing
Vinnan við að framleiða appið hófst á vormánuðum 2013 og var það komið í fulla notkun hjá starfsmönnum okkar um haustið. Alls nota 6 starfsmenn appið og lætur BN þeim spjaldtölvur í té.Starfsmenn Byggingarfélags námsmanna notar Android app frá Advania til að gera úttektir á leiguíbúðum félagsins sem skilað er úr leigu.
Reynslan af appinu hefur verið góð og engin sérstök vandamál hafa komið upp. Vinnulagið er eins og áður er lýst: starfsmenn BN fá verkbeiðni sem felur í sér úttekt eða viðhald á íbúð. Þeir mæta á svæðið með spjaldtölvu og eftir því sem við á framkvæma þeir viðhald eða gera úttekt á íbúð sem er að koma úr leigu samkvæmt gátlista. Athugasemdir eru skráðar beint inn í appið. Ef nettenging er ekki fyrir hendi vistar appið einfaldlega upplýsingarnar og sendir þær í S5 skráningarkerfið þegar nettenging kemst á. Ef það kemur í ljós í úttekt að viðhalds sé þörf þá getur úttektarmaður skráð verkbeiðni beint í skráningarkerfið og sett á úrlausnaraðila beint í gegnum appið. Þetta sparar mikla vinnu og utanumhald í verkefnum, fækkar símtölum milli starfsmanna og takmarkar verulega hættu á misskiliningi vegna þeirra verkefna sem þarf að vinna.
Miklu skiptir einnig að starfsmenn BN eru ánægðir með appið, það er fljótvirkt og notendavænt og gerir vinnu þeirra ánægjulegri og auðveldari en áður.
Morgunverðarfundur um öpp fyrir fyrirtæki
Advania heldur morgunverðarfund um snjalllausnir fyrir fyrirtæki föstudaginn 29. nóvember í höfuðstöðvum fyrirtækisins að Guðrúnartúni 10. Fundurinn hefst kl. 08:30 en húsið opnar með morgunverði kl. 08:00