Blogg - 13. apríl 2016
Um mikilvægi grunngagna í mannauðslausnum
Allflest fyrirtæki eiga það sammerkt öll hafa þau mikla hagsmuni af því að haldið sé vel utan um grunngögn (e. MasterData).
Við hjá Advania vinnum náið með fjölbreyttum hópi fyrirtækja sem starfa í mismunandi atvinnugreinum. Eins og gefur að skilja nýta þessi fyrirtæki mismunandi kerfi í sinni starfsemi en þau eiga það sammerkt öll hafa þau mikla hagsmuni af því að haldið sé vel utan um grunngögn (e. MasterData).
Hvað eru grunngögn?
Grunngögn eru þau gögn sem eru samnýtt af fleiri en einu kerfi eða verkferli og eru mikilvæg fyrir starfsemi fyrirtækis. Þetta geta til dæmis verið gögn úr viðskiptamannaskrá, vörur, starfsmannaupplýsingar, gengisskráningu o.s.frv. Það skiptir miklu að grunngögn séu ávallt rétt. Það kostar sitt að þurfa að handfæra gögn og í því felst villuhætta. Sjálfvirkar uppfærslur og verkferlar geta aukið upplýsingaöryggi fyrirtækisins. Til dæmis geta þær komið í veg fyrir að starfsmaður sem hefur látið af störfum hafi ennþá aðgang að tölvupósti og netkerfi fyrirtækis.Hvað er stýring grunngagna
Stýring grunngagna felur í sér að skilgreina eftirfarandi þætti:
- Uppruna gagna
- Eiganda gagna og þann aðila sem er ábyrgur fyrir að þau séu ávallt rétt
- Notkun gagna
- Ferla og hugbúnað sem þarf að nýta til að uppfæra gögn
Grunngögn varðandi mannauð fyrirtækja
Með stýringu á grunngögnum fyrir mannauð má meðal annars koma í veg fyrir að eftirfarandi spurningar komi upp
- Eru búið að gera starfsmenn sem láta af störfum óvirka í ActiveDirectory?
- Hvernig er ferlið í mismunandi kerfum þegar starfsmaður hefur störf eða lætur af störfum?
- Sé ég næsta yfirmann starfsmanns í Outlook og er hann rétt skráður?
- Hvar fæ ég mynd af starfsmanni?
- Hvort er starfsheiti rétt í mannauðskerfi eða í símaskrá á vef?
Hvað er í boði til að auðvelda umsýslu grunngagna
Advania hefur í boði samþættingarlausn "H3 Samþættingar" sem auðveldar umsýslu grunngagna ásamt því að bjóða uppá innleiðingarpakka þar sem sérfræðingur aðstoðar við að:
- Skilgreina grunngögn og uppruna þeirra
- Kortleggja hvernig gögnin varpast milli mismunandi kerfa
- Taka út lista sem sýna mismun til yfirferðar
- Eftirfylgni með vinnu við samræmingu
- Gangsetningu á sjálfvirkum keyrslum til að tryggja samræmi
Með H3 Samþættingar má samþætta upplýsingar úr eftirfarandi kerfum
- H3
- ActiveDirectory
- Bakvörður
- MyTimePlan
- Microsoft Dynamics NAV
H3 Samþættingar getur stutt við stofnun nýrra starfsmanna í ActiveDirectory og tryggt að aðgangi sé lokað þegar starfsmaður lætur af störfum. Markmiðin eru ávallt þau sömu:
- Lágmarka gagnainnslátt
- Útrýma misræmi í upplýsingagjöf
- Tryggja að starfsmenn hafi aðgang að réttum upplýsingum
- Hámarka upplýsingaöryggi