Markmið með sniðmátunum var að bjóða upp á skipulagða og markvissa nálgun fyrir stjórnendur til að eiga samtöl og innlit við sitt starfsfólk. Mental sérhæfir sig í stefnumótandi ráðgjöf fyrir fyrirtæki, með það að leiðarljósi að hjálpa þeim að þróa og innleiða geðheilsustefnu.

„Sniðmátin leika lykilhlutverk í að tryggja skipulögð og árangursrík innlit og samtöl í stjórnun og handleiðslu. Þau skapa strúktúr og leiðbeiningar sem styðja stjórnendur í því að halda utan um og fylgja eftir þeim áskorunum sem takast þarf á við í samstarfi við starfsfólk sitt. Í sniðmátunum eru tilgreindar spurningar og tillögur að flæði samtala sem hjálpa stjórnendum að stýra umræðunni á skýran og markvissan hátt. Þau veita leiðir til að ræða áskoranir sem koma upp og fylgja eftir áskorunum sem hafa komið fram í fyrri samtölum. Einnig eru innifaldar leiðir til að setja fram áætlun um aðgerðir og leiðir til að tryggja eftirfylgni þar sem það á við,“ segir Helena.

Einfaldar vinnu og bætir samskipti

„Við leggjum áherslu á að hafa umhyggju og andlega vellíðan starfsfólks að leiðarljósi. Ætlun okkar var að útbúa hagnýt verkfæri til aðstoðar stjórnendum og mannauðssérfræðingum við að eiga innihaldsrík samtöl við sitt starfsfólk. Við viljum stuðla að trausti og opinni og hreinskiptinni umræðu um andlega vellíðan, og veita stjórnendum þau verkfæri sem þeir þurfa til að bregðast við vandamálum í uppsiglingu og tryggja að aðgerðum sé fylgt eftir.“

Samtal er heildstæð lausn til að halda utan um samtöl milli starfsfólks og stjórnenda. Samtal straumlínulagar ferilinn og veitir mannauðsfólki hagnýt sniðmát og mælaborð. Lausnin auðveldar stjórnendum að eiga regluleg samtöl við starfsfólk. Með því að nota sniðmátin geta stjórnendur nú átt markviss samskipti, stuðlað að aukinni vellíðan starfsmanna og tryggt að öll séu á sama báti þegar kemur að því að bæta vinnuumhverfið og skipulag.

„Við smíði þessara sniðmáta nýttum við gagnreyndar upplýsingar úr fræðunum, alþjóðlega viðurkenndar leiðbeiningar ásamt endurgjöf frá stjórnendum sem hafa tekið þátt í vinnustofum okkar um Samtöl og innlit og Viðverusamtöl.  Sniðmátin eru þegar í notkun hjá fjölmörgum viðskiptavinum, sem hafa lýst yfir mikilli ánægju með þau og þau ferli sem þróuð hafa verið í kringum innlit og samtöl af ýmsum toga. Þau telja að sniðmátin hafi ekki aðeins einfaldað vinnu þeirra heldur einnig bætt samskipti og aukið öryggi þeirra í að eiga í slíkum samskiptum.“

Opinská umræða um andlega líðan

Rík áhersla var lögð á að búa til notendavæn sniðmát sem ætlað er að auðvelda samtalið á milli stjórnenda og starfsfólks, veita skýrar leiðbeiningar og skref til aðgerða.

„Sniðmátunum er ætlað að vera auðveld í notkun, með það að markmiði að tryggja að samtölin séu markviss og árangursrík. Með því að fylgja sniðmátinu geta stjórnendur tryggt að þau taki á mikilvægustu málunum, fylgst sé með framvindu og stuðlað að bættu vinnuumhverfi fyrir sitt starfsfólk. Við vonum að sniðmátin muni hjálpa til við að skapa andlega heilbrigt starfsumhverfi þar sem starfsmenn finna fyrir stuðningi og eru hvött til að deila áhyggjum sínum og ræða andlega líðan. Markmið okkar er að stuðla að langvarandi vitundarvakningu og opinskárri umræðu um geðheilbrigði og andlega vellíðan á vinnustöðum. Með slíku máti er fremur verið að beita forvörnum í stað þess að bregðast við þegar í krísu er komið.“

Helena segir þessi samtöl og innlit gríðarlega mikilvæg.

„Ómeðhöndlaður andlegur vandi leiðir gjarnan til kostnaðarsamra áskorana á borð við veikindafjarvistir, minnkandi framleiðni, aukna starfsmannaveltu og aukin útgjöld til starfsmannamála. Þá er ótalin þjáning þeirra sem við vandann glíma og fjölskyldna þeirra. Stjórnendur standa því frammi fyrir miklum áskorunum sem bregðast þarf við. Samskipti, og sér í lagi formleg samtöl eða innlit, gefa starfsfólki tækifæri til að deila áhyggjum sínum með sínum næsta yfirmanni, veita endurgjöf og upplifa að á þau sé hlustað. Með tíðum samtölum og innlitum gefst stjórnendum tækifæri til að bera kennsl á vandamál í uppsiglingu og grípa fyrr inn í, áður en mögulegur vandi þróast yfir í krísu. Samtöl og innlit byggja upp traust og ýta undir þá upplifun starfsfólks að það tilheyri, skipti máli og hafi rödd og sjálfræði til að hafa áhrif á eigin störf. Þau stuðla að sterkari tengslum milli stjórnenda og starfsmanna, sem er lykillinn að heilbrigðara og árangursríkara vinnuumhverfi.“

Fagleg útfærsla á samtölum

Með því að skapa reglulegan vettvang fyrir samtöl og innlit er hægt að tryggja að öll séu hluti af samræðum sem leiða til betri samskipta, aukinnar starfsánægju og styðjandi og inngildandi vinnustaðamenningu.

„Þar sem viðskiptavinir okkar hafa tekið Samtalið frá Advania í notkun hefur árangur og skilvirkni af samtölum og innlitum aukist svo um munar.“

Faglega útfærð samtöl og innlit eru að hennar mati hornsteinar í því að tryggja velferð starfsfólks og um leið árangur fyrirtækja.

„Þegar þessum aðferðum er beitt með umhyggju og vellíðan starfsfólks að leiðarljósi eru þær ómetanlegar í að skapa það umhverfi sem þarf til að starfsfólk fái tækifæri til að þróast og blómstra. Fagleg útfærsla á samtölum og innlitum tryggir að þau séu skipulögð, samræmd og skilvirk. Þegar þau eru framkvæmd á faglegan hátt geta samtöl og innlit veitt dýrmæta innsýn, ýtt undir jákvæða vinnumenningu og stutt rækilega við andlegt heilbrigði starfsfólks. Með faglegri útfærslu og þjálfun stjórnenda má einnig tryggja að samtölin fari fram af næmni og í trúnaði sem er mikilvægt til að viðhalda trausti og hvetja til opinna og hreinskiptinna samskipta.“

Sniðmátin í mannauðslausninni Samtal hafa fengið mjög jákvæð viðbrögð.

„Við vonum að sniðmátin nái þeim árangri að stuðla að aukinni vitund og skilningi á andlegum vanda á vinnustöðum; tíðari og skilvirkari samskiptum milli starfsfólks og stjórnenda; og leiði til árangursríkra aðgerða sem styðja við vellíðan starfsfólks. Á endanum er markmið okkar að skapa styðjandi og andlega heilbrigðara vinnuumhverfi.“