Samtal sem mætir þörfum starfsfólks og stjórnenda
Guðríður Hjördís Baldursdóttir
vörustjóri mannauðslausna hjá Advania
Mannauðslausnin Samtal mætir þörfum starfsfólks og stjórnenda fyrir regluleg samtöl sín á milli, út frá hugmyndafræði um mannauðsstjórnun eftir þörfum eða „Agile HR“
„Samtal er lausn fyrir alls konar samtöl á milli starfsfólks og stjórnenda, hvort sem það er starfsmannasamtal, samtal um laun, starfsþróun eða stutt snerpusamtal. Einnig getur mannauðsfólk bætt við sniðmátum eins og þörf er á. Þannig er hægt að veita stjórnendum aðgang að fleiri sniðmátum fyrir samtöl, fastráðningar-, viðveru- eða starfslokasamtal,“ segir Guðríður Hjördís Baldursdóttir, vörustjóri hjá mannauðslausnum Advania.
Árangur og ánægja
Þörf fyrir mannauðslausn eins og Samtal kom fram í vinnustofum með stjórnendum og mannauðsfólki. „Stjórnendur vildu vera sjálfstæðir í sinni mannauðsstjórnun og á sama tíma óskaði mannauðsfólk eftir því að geta sett fram fagleg sniðmát. Þau þyrftu að vera aðgengileg fyrir stjórnendur og með mælaborði sem veitir góða yfirsýn yfir stöðuna á samtölum,“ upplýsir Guðríður.
Með sjálfstæði er átt við að stjórnendur geti framkvæmt samtal hvenær sem þeir vilja eða þegar þörf er á. Að sama skapi séu samtölin byggð á faglegum grunni.
„Samtal er þróað í samvinnu við fyrirtæki til að fá fram þarfir notenda,“ segir Guðríður og heldur áfram: „Breytt vinnufyrirkomulag eins og fjarvinna hefur aukið þörfina fyrir tíðari samtöl um líðan, hæfni og frammistöðu. Eins er æskilegt að halda utan um gögn á stafrænan og öruggan hátt. Einfalt vefviðmót skapar meira rými fyrir sjálft samtalið og minni tíma í umsýslu og skjölun. Það léttir á öllum sem tengjast vinnunni í kringum samtöl að framkvæmdin sé einföld, því þá er engin fyrirstaða að taka samtöl eins ört og hentar.“
Samtal hjálpar mannauðsfólki að styðja faglega við stjórnendur.
„Lausnin auðveldar umgjörð samtala með sniðmátum sem mannauðsfólk hefur gert aðgengileg þegar stjórnandinn vill taka samtal með sínu fólki. Þannig býr Samtal til tækifæri fyrir örari samtöl og skapar aukið virði fyrir stjórnendur með því að framleiðni eykst og starfsfólk uppsker meiri áherslu á starfsþróun. Mannauðsfólk hefur yfirsýn yfir fjölda og stöðu samtala eftir hópum og stjórnendum og getur þannig veitt stjórnendum faglegan stuðning,“ greinir Guðríður frá.
Gott verkfæri í verkfærakistuna
Sigrún Ósk Jakobsdóttir, mannauðsstjóri Advania, er ein af fyrstu notendum mannauðslausnarinnar Samtals.
„Samtal er frábært tól í verkfærakistu stjórnenda, það auðveldar starfsmannaviðtöl og er einkar mannauðsvænt,“ segir Sigrún, sem notar Samtal í regluleg starfsmannasamtöl, svo sem nýliðasamtöl og svokölluð snerpuviðtöl sem fara fram þrisvar á ári.
„Í snerpuviðtölum hefur hvert samtal sitt eigið þema sem eru ástríða, snerpa og hæfni, en það eru gildin okkar hjá Advania og gildin endurspegla áherslur í hverju samtali fyrir sig. Áður vorum við með starfsmannaviðtöl einu sinni á ári og það var fremur þungt ferli, en með Samtali var markmiðið einmitt að gera starfsmannaviðtöl að mun einfaldara ferli svo að stjórnendur gætu átt þau oftar við sitt starfsfólk. En ef við ætlum að gera þetta oftar þarf bæði utanumhald fyrir mannauðsfólkið og framkvæmdin hjá stjórnendum og notendum að vera einfaldari og þar gegnir Samtal lykilhlutverki,“ greinir Sigrún frá.
Hún segir Samtal í senn einfalda og nútímalega mannauðslausn.
„Áður vorum við með námskeið fyrir stjórnendur til að undirbúa árleg starfsmannaviðtöl en stjórnendur þurfa enga kennslu á Samtal og það er stórt atriði. Óhætt er að segja að Samtal sé draumakerfi mannauðsstjórans, það leiðir stjórnendur í gegnum allt ferlið, geymir upplýsingar um starfsfólkið og er sérsniðið að hverjum og einum starfsmanni. Við byggjum á sama samtalsgrunni og notaður er í snerpuviðtölin, ástríðu, hæfni og snerpu, og stjórnandinn notar hann til að setjast niður í samtali við starfsfólk sitt,“ útskýrir Sigrún.
Hún segir afar skemmtilegt að vinna með Samtal, bæði fyrir mannauðsstjóra, stjórnendur og starfsfólk.
„Frá hlið mannauðssérfræðingsins er einkar ánægjulegt að rétta stjórnendum þetta frábæra verkfæri sem Samtal er og ef maður vill hafa virka samtalsmenningu í fyrirtækinu þarf slíkt að vera aðgengilegt og auðvelt. Jafnframt fær starfsfólkið auðveldan undirbúning að notendavænu kerfi; það skráir sig inn í Samtal og sér þar hvert verkefni þess er, en stjórnendur og starfsfólk sjá ekki undirbúning hvors annars. Við getum því leitt starfsfólkið í gegnum allan undirbúning sem viðkomandi hefur áfram aðgang að, því eftir samtalið sjálft og heldur lausnin Samtal utan um það allt.“