Þeim fyrirtækjum sem hafa tekið Office 365 í notkun hefur fjölgað hratt að undanförnu.

Þeim fyrirtækjum sem hafa tekið Office 365 í notkun hefur fjölgað hratt að undanförnu. Auk hefðbundinna Office forrita eins og Word, Excel, Outlook og PowerPoint, veitir Office 365 aðgang að fjölbreyttum þjónustum í skýinu. Það getur hins vegar verið snúið að átta sig á því hvernig best er að nýta þá möguleika sem eru í boði og hvernig best sé að standa að innleiðingu. Góður undirbúningur er grundvöllur fyrir því að allt gangi vel í innleiðingarferlinu.  Einnig er rétt að hafa í huga að með Office 365 fá starfsmenn fjölmörg gagnleg verkfæri. Mikilvægt er að móta skýra stefnu um hvernig þau eru notuð.

Aðferðafræði við innleiðingu

Undirbúningur

Fyrsta skrefið í innleiðingarferlinu er að framkvæma greiningu á þeim kerfum sem starfsmenn eru að nota við vinnu sína og skoða hvort að Office 365 geti komið í stað eldri kerfa. Þegar búið er að greina þarfirnar og ákveða hvaða tól á að taka í notkun, þarf að skipuleggja framkvæmdina.

Framkvæmd

Oftast er ráðlegt að innleiða Office 365 í nokkrum skrefum í stað þess að ætla sér of mikið í einu. Þá er byrjað á að finna hóp sem er tilbúinn að vera fyrstur. Unnið er náið með meðlimum hópsins til að slípa til ferlana í nýja umhverfinu og útbúa leiðbeiningar eftir þörfum. Þegar fyrsti hópurinn er kominn vel af stað og búið er að leysa byrjunarvandamál er hægt að fjölga notendum jafnt og þétt þar til allir eru farnir að vinna í nýja kerfinu.

Þegar Office 365 umhverfið er komið í almenna notkun í fyrirtækinu er æskilegt að huga að því að slökkva á eldri kerfum  til að koma í veg fyrir að tvö mismunandi umhverfi séu í gangi í einu. Fyrsta skref gæti verið að taka skrifaðgang af notendum og tilkynna fasta dagsetningu þar slökkt verður á eldra kerfi.

Gagnaflutningur

Oft er þörf á að flytja gögn úr eldri kerfum yfir í nýja umhverfið. Þá er mikilvægt að byrja á að greina hvaða gögn á að flytja og meta hvort endurskipuleggja þurfi gögnin og aðlaga að nýju umhverfi. Til eru öflug tól sem einfalda slíka flutninga. Við hjá Advania höfum notað gagnaflutningstól frá Sharegate með góðum árangri.

Kennsla

Það er til lítils að innleiða nýtt og öflugt umhverfi eins og Office 365 ef notendur kunna ekki að nota það. Því er mjög mikilvægt að huga að kennslu fyrir notendur strax í upphafi. Ef notendur kerfisins fá ekki næga kennslu er nánast hægt að fullyrða að vandamál verða þegar nýja umhverfið er tekið í notkun. 

Reglulegt endurmat

Þróunin í Office 365 er mjög hröð og stöðugt er verið að endurbæta núverandi þjónustur og bæta við nýjum eiginleikum. Það er því nauðsynlegt að endurmeta stöðuna reglulega m.t.t. nýjunga og aðlaga verkferla og leiðbeiningar eftir þörfum.

Dæmi um þjónustur í Office 365

Tölvupóstur – Exchange Online

Mikið hagræði getur falist í því að flytja tölvupóstinn í Office 365. Þannig geta fyrirtæki nýtt sér eitt öflugasta og vinsælasta tölvupóstkerfi heims, án þess að þurfa að hafa áhyggjur af rekstri umhverfisins, sem er í öruggum höndum hjá Microsoft.

OneDrive for Business

OneDrive for Business hentar vel til að halda utan um vinnugögn starfsmanna, sem áður hafa verið geymd á tölvum starfsmanna, netdrifum eða sameiginlegum drifum í netkerfi fyrirtækja. Einn helsti kostur þess að vista skjölin í OneDrive er að þau eru geymd á öruggan hátt í Microsoft skýinu og þar er þeim útgáfustýrt, sem sagt, hægt er að skoða og fara til baka í eldri útgáfur skjala ef eitthvað misferst. Einnig býður OneDrive upp á örugga deilingu skjala með öðrum starfsmönnum eða ytri aðilum. Þetta þýðir einnig að starfsmenn freistast síður til að setja vinnuskjöl í Dropbox eða aðrar sambærilegar þjónustur sem erfitt getur verið að hafa stjórn á. Samhliða innleiðingu á OneDrive er æskilegt er að fækka öðrum skjalavistunarleiðum og búa til reglur og leiðbeiningar um dreifingu skjala og vistun. 

OneDrive for Business

Office 365 Sites – SharePoint Online

Sites byggir á traustum grunni SharePoint og má nota í fjölbreyttum tilgangi. Sites hentar vel til geyma og vinna með gögn sem margir þurfa að hafa aðgang að. Tilvalið er að setja upp innri vef fyrirtækis í Sites, t.d. með tilbúnum lausnum eins og Valo Intranet. Einnig hentar Sites vel til að hýsa skjalakerfi, málakerfi, handbækur og verkefnasvæði svo eitthvað sé nefnt. Lykilatriði við innleiðingu á Sites er að skilgreina þarfir og ferla og hanna gagnamódel áður en farið er af stað. Til er fjöldi tilbúinna lausna fyrir Sites sem gera innleiðingu auðvelda og fljótlega, t.d. easySTART lausnir Advania.

Valo Intranet

Groups og Planner

Groups hentar vel til að halda um sameiginleg svæði deilda og hópa innan fyrirtækis. Hópurinn fær sameiginlegt svæði fyrir skjöl í Sites, sameiginlegt dagatal og pósthóp til að eiga samskipti. Nýjasta viðbótin í Office 365 er Planner, sem einfaldar hópum að skipuleggja og halda utan um verkefnavinnu.

Yammer

Yammer er samskiptakerfi sem leyfir starfsmönnum að eiga samskipti í gegnum hópa, á svipaðan hátt og með Facebook. Hægt er að stofna Yammer hópa fyrir deildir, verkefni, skjöl, áhugamál eða bara hvað sem er. Starfsmenn geta þannig á einfaldan hátt átt opin samskipti um það sem þeir eru að fást við hverju sinni. 

Office 365 Video

Office 365 Video er geymsla fyrir myndbönd og mætti kannski helst líkja við lokað Youtube fyrir fyrirtæki. Í Video er tilvalið að geyma kennslumyndbönd, kynningarmyndbönd, árshátíðarmyndbönd eða önnur myndbönd sem eiga erindi við starfsmenn fyrirtækisins. Hægt er að setja upp rásir fyrir flokkun á mismunandi efni.

Delve

Delve er öflugt tól sem hjálpar starfsmönnum að finna upplýsingar í Office 365 umhverfinu, hvort sem þau eru geymd í OneDrive, Sites, Yammer eða pósti (viðhengi). Delve veitir upplýsingar um skjöl sem samstarfsmenn eru mest að skoða og gætu átt erindi við þig. Í Delve geta starfsmenn líka sett inn upplýsingar um sjálfa sig og fundið upplýsingar um samstarfsmenn.

Advania til aðstoðar

Advania veitir viðskiptavinum heildarþjónustu varðandi Office 365. Við seljum áskrift að þjónustunni, aðstoðum við innleiðingu, veitum ráðgjöf varðandi notkun, hjálpum til við flutning gagna og skipuleggjum og höldum námskeið fyrir notendur.

Ef þú hefur einhverjar spurningar varðandi Office 365, endilega vertu í sambandi við okkur.